Har du det fulde overblik over organisationens GDPR-aktiviteter, eller er du lidt usikker på, om I overholder alle reglerne i persondataforordningen? Det er efterhånden nogle år siden, GDPR var på alles læber, men ikke desto mindre oplever mange organisationer stadig udfordringer med både lovgivningen og dokumentationen.
Sidder du ene mand eller kvinde med ansvaret for GDPR, kan det føles helt uoverskueligt at gå efter titlen som GDPR-compliant. Men faktisk er det ikke så krævende en proces, hvis bare du har din sunde fornuft med dig. Du skal nemlig ikke starte helt forfra med databeskyttelsen – du skal bygge ovenpå det arbejde, I allerede udfører.
LÆS OGSÅ: Har du styr på GDPR? Tjek din viden her
Find et system, der understøtter dit arbejde
Det bliver hurtigt et komplekst arbejde at spore data og processer på tværs af afdelinger, hvis ikke organisationen har klare retningslinjer på området, og kompleksiteten er din værste fjende, når det kommer til GDPR. Du har i stedet brug for at strømline alle aktiviteter og få skabt en struktureret proces for arbejdet.
I den forbindelse er det relevant med et softwaresystem, der kan hjælpe dig med at få styr på det kaos, du kæmper med. En løsning der kan give overblik over, hvilke aktiviteter der er blevet foretaget, hvad status på specifikke opgaver er, hvad der mangler og fra hvem. På den måde sikrer du synlighed og gennemsigtighed på tværs af organisationen – og letter presset fra dine egne skuldre.
Fordelene ved GDPR-software er mange – fx kan du:
- delegere roller og ansvar
- rapportere og dokumentere
- reducere manuelle processer
- spore alle aktiviteter
- føre tilsyn med dine databehandlere.
Der er altså god grund til at investere i en softwareløsning, der kan understøtte dit og resten af organisationens arbejde med GDPR.
LÆS OGSÅ: Sådan overtaler du din chef til at investere i GDPR-software
Find jeres ståsted og byg videre derfra
Uanset hvor (u)struktureret jeres arbejde med databeskyttelse er i øjeblikket, er det vigtigt at forstå, at rejsen mod at blive GDPR-compliant kan og bør stå på skuldrene af jeres eksisterende arbejde.
I arbejder sandsynligvis allerede med klassiske dyder som fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Det foregår måske bare i Excel eller andre hjemmelavede systemer, der gør det svært at danne et overblik. Ved at kigge på arbejdsgange og processer i hver enkelt afdeling, kan du klarlægge, hvor langt I er med datasikkerheden.
Spørg dig selv (og dine kollegaer) om, hvordan:
- I opbevarer data både fysisk og digitalt?
- I overfører data mellem afdelinger og til eventuel tredjepart?
- I diskuterer følsomme data i offentlige rum?
- I sørger for at overholde kravene til opbevaringstid?
- I rapporterer og dokumenterer?
I sidste ende handler langt de fleste af kravene i persondataforordningen om sund fornuft, og du vil opdage, at I sandsynligvis er godt på vej mod at blive GDPR-compliant. Det kræver blot en mere systematisk tilgang.
Med den rette software får du vejledning og best practices, når du har brug for det. Du får et intuitivt system, der hjælper organisationens ansatte med at forstå og inkorporere GDPR-arbejdet i dagligdagen, og du får mulighed for at strømline processer og arbejdsgange på tværs af både afdelinger, niveauer og lande.
