Det kan virke som en uoverskuelig opgave at ændre systemer og arbejdsgange, men hvis organisationen for nuværende arbejder i opdelte siloer og programmer, der ikke understøtter compliancearbejdet, er der stor værdi i at skifte til målrettet software. Det kan være til arbejdet med GDPR, CSRD eller ISMS, eller det kan være alle complianceindsatserne, der samles under én paraply.
Med det rette værktøj i form af compliancesoftware kan du mitigere risici, forebygge menneskelige fejl og ikke mindst effektivisere og ensrette processer på tværs af organisationen. Det styrker fleksibiliteten, og fremfor at arbejde i forskellige mapper og dokumenter i Excel og SharePoint kan du samle og linke det hele i et system, som sikrer ajourførte oplysninger med fokus på de små detaljer, der giver en succesfuld og effektiv drift.
Neden for dykker vi ned i nogle af fordelene ved at anvende compliancesoftware. Det handler nemlig om langt mere end at sætte kryds i feltet for overholdelse af loven.
Styrk indsatsen med compliancesoftware
Mange organisationer arbejder med ustrukturerede processer i opdelte siloer. Når én afdeling eller leder gør tingene på én måde, og en anden afdeling det på sin måde, kompliceres arbejdet, og der kan opstå kaos og manglende overblik. Oplysninger gemmes i forskellige dokumenter, der skal opdateres one by one og sendes rundt til de involverede parter – og det foregår uden tracking af handlingerne og uden mulighed for at vide, hvilken fil der er den nyeste.
Fraværet af tracking betyder desuden, at når først en fejl er opstået, kan det være nærmest umuligt at finde ud af, hvor den opstod. Ergo det kan være svært at rette op på fremadrettet og optimere arbejdsprocessen.
Den ustrukturerede compliancetilgang og derved dokumentationsføring er en af de primære kilder til fejlrapportering, der i sidste ende kan føre til non-compliance. Med den rette software kan du forebygge udfordringerne og skabe værdi på tværs af organisationen.
Se, hvordan din organisation kan få hjælp af compliancesoftware til GDPR.
De største fordele ved at investere i et compliancesystem får du herunder.
Håndtering og administrering af risici
Risikovurderinger er en essentiel del af enhver større organisation, og med den rette compliancesoftware er det muligt at udjævne eventuelle knæk i arbejdsgange og processer, der kan medføre risici. Systemet sikrer, at tingene gøres på den rigtige måde og hjælper brugeren til at danne sig overblik, så organisationen kontinuerligt kan sikre compliance.
Du får desuden mulighed for at oprette forskellige organisationsdiagrammer, der kan bruges til at kortlægge og visualisere den overordnede struktur. Det visuelle overblik kan bruges til at analysere effektiviteten og beslutte, hvor og hvordan du skal implementere kontroller for at lukke gaps i din indsats.
Øget effektivitet
Med et system som kan styre complianceindsatsen på tværs af organisationen, sikrer du, at alle altid har adgang til de nyeste oplysninger og dokumenter. Der bliver ikke oprettet duplikater, og ingen kommer ved en fejl til at sende en fil afsted, der ikke er opdateret eller godkendt.
Den helt klare fordel er, at den samme datakilde dermed bliver brugt uanset, hvor i organisationen en given medarbejder sidder. Samtidig styrkes samarbejdet på tværs af teams, siloer nedbrydes og både effektiviteten og kommunikationen øges markant. Med andre ord, det bidrager til højere engagement for involverede parter og giver god grobund for at skabe en stærk compliancekultur.
l data kan trækkes ud på et hvilket som helst tidspunkt, så organisationen altid kan dokumentere sin indsats. På den måde kan compliancearbejdet strømlines, og når der spares ressourcer på at rydde op og skabe overblik i kaos, bliver der mere tid til andre opgaver. Samtidig kan revisions- og dokumentationsomkostningerne sænkes, mens organisationens samlede effektivitet øges.
Workflows og hændelsesstyring
Med den rette compliancesoftware bliver det muligt at oprette definerede arbejdsgange, så alle medarbejdere følger samme procedure. Om de sidder i Danmark eller i udlandet, og om det er den ene, anden eller tredje afdeling, der skal udføre et stykke arbejde. Organisationen vil derfor i større grad være i stand til at prioritere og i fællesskab arbejde strategisk med de forskellige indsatser.
Systemet gør det let at kortlægge procesflows, identificere risici, vedhæfte dokumentation, håndtere notifikationer og ikke mindst udarbejde en handlingslog over alle tiltag i compliancearbejdet.
Samtidig kan workflows sættes i system, så opgaver, der kræver deltagelse af flere kollegaer, forløber let og gnidningsløst. Medarbejdere notificeres, når en opgave eller et problem opstår, og handlinger kan spores, så det altid er muligt at se, hvor langt i processen man er.
Fokus på de små detaljer
I en travl organisation med mange kunder kan det være svært at holde fokus på de små detaljer. Særligt hvis der er tale om globale kunder med forskellige tidszoner, regler og forventninger, er det let at overse en kontrakt, der skal fornyes, eller et vigtigt dokument, der skal underskrives.
Ved at bruge compliancesoftware kan du mindske risikoen for menneskelige fejl i denne henseende – nemlig gennem automatisering. Systemet sikrer faste rammer i arbejdet og gør det muligt at fastholde overblikket. Der kommer en notifikation for hver ting, der skal tages hånd om, og på den måde kan organisationer frigøre væsentlige medarbejderressourcer og sikre, at der tages hånd om de små detaljer.
Samtidig har organisationen hele tiden adgang til en opdateret handlingslog, der gør det muligt at se hele historikken i en proces og dermed spotte eventuelle tendenser og fejl, der skal ændres på.
Stå stærkt på compliancefronten
Når alt kommer til alt, giver effektiv compliancesoftware stor værdi på tværs af hele organisationen. Bedre risikostyring, øget effektivitet og bedre udnyttelse af ressourcerne er nogle af fordelene, mens et styrket samarbejde og bedre kommunikation også er parametre, der er værd at bide mærke i. Sidstnævnte gør samarbejdet på tværs af afdelinger og hierarki lettere, da alle – uanset forudgående viden på området – kan deltage.
Med den rette softwareløsning får du desuden direkte integrationer med de regulerende organer, så det bliver lettere at rapportere. Byrden af regelmæssige indberetninger lettes, mens opdaterede data betyder, at dokumentation og rapporter altid er baseret på den bedst tilgængelige information.
Kom godt fra start
Det kan føles som en uoverskuelig opgave at gå fra Word, Excel eller SharePoint til et nyt system, som ingen kender. Men det behøver ikke at være svært, og fordelene er mærkbare allerede efter kort tid.
Når du skal vælge det rette system til organisationen – hvad enten det er til et enkelt complianceområde eller til at samle alle indsatser under ét – er det vigtigt, at du kigger ind ad og spørger dig selv:
- Hvorfor har du brug for en softwareløsning?
- Hvilke udfordringer skal løsningen imødekomme?
Du skal sikre dig, at det valgte system lever op til organisationens mål og fremtidsplaner og desuden overveje, om det er relevant med en softwareløsning, der kan skaleres til forskellige complianceområder.
