Direkte oversat betyder contract management kontraktstyring, og det beskriver i virkeligheden meget godt, hvad det hele handler om; nemlig at styre og håndtere alle former for kontrakter i en organisation.
En kontrakt er først og fremmest et spørgsmål om at løse et forretningsbehov, og ofte er mange forskellige dele af organisationen involveret i udformningen. Desværre byder den fraktionerede tilgang sjældent på en klar rolle- og ansvarsfordeling, hvilket udmønter sig i manglende overblik.
Med de rette processer, strukturer og aktiviteter kan I få det optimale udbytte af jeres kontrakter og ikke mindst minimere risikoen for værdifulde tab eller tvister i samarbejdet med en kunde eller leverandør. Neden for dykker vi ned i kontraktstyring som proces i organisationen og sætter spot på vigtigheden af procedurer og strukturer.
Contract management som proces
Contract management handler i al sin enkelthed om håndtering af kontrakter fra vugge til grav. Det er en disciplin, der handler om viden, kompetencer og engagement, og det stiller krav til ledelsen, der skal gå forrest, når ansvaret for den overordnede kontraktstyring i organisationen skal placeres.
Med det overordnede ansvar på plads, skal ansvaret for de enkelte kontrakter forankres hos den eller de ledere, der er ansvarlig for aftalen, og det er her, det store arbejde starter. Der skal nemlig fastlægges klare procedurer og retningslinjer, der sikrer, at alle kontrakter behandles ensartet på tværs af organisationen, de respektive afdelinger og de enkelte ledere.
Vi har samlet et udpluk af de områder, I med fordel kan overveje, når retningslinjerne skal defineres:
- Kontraktens forskellige faser – fra behovsafklaring og budfase over udarbejdelse og forhandling til implementering, drift og afslutning
- Faste procedurer i forbindelse med "døde oplysninger" – fx afgørende datoer, opsigelsesvarsel, prisreguleringer etc.
- Håndtering af ændringer og eventuelle konflikter
- Kommunikation internt såvel som eksternt
- Rolle- og ansvarsfordeling.
Klart definerede processer minimerer risikoen for fejl, og et effektivt system understøtter og strømliner administrative opgaver. Samtidig sikres en ensartet og struktureret tilgang til kontraktstyring, så ledelse såvel som den enkelte ansvarlige medarbejder hurtigt og let kan få overblik over kontraktporteføljen.
Fordele ved contract management
Implementering af contract management kan bidrage til at realisere økonomiske såvel som kvalitative gevinster. Med en dedikeret indsats vil I hurtigt opnå det forkromede overblik, der gør det muligt at opbevare og håndtere de mange kontrakter på tværs af organisationen.
Der er mange fordele forbundet med en aktiv indsats inden for contract management – fx:
- Struktureret kontraktstyring øger mulighederne for at nå i mål, realisere den aktuelle handel og forbedre bundlinjen.
- Et samlet overblik giver et bedre beslutningsgrundlag og hjælper med at spare både tid og penge.
- Leverandørstyring bliver lettere, når der er nem adgang til ensartede og strukturerede kontrakter.
- Glemte prisreguleringer, ubenyttede rabatter eller aftaler, der opsiges for sent, bliver et ukendt fænomen.
Både private og offentlige organisationer har mange og komplekse kontrakter. Med de rette styringsredskaber opnås et strategisk overblik, der gør det muligt at udarbejde rapporter, få indblik i rentabiliteten og ikke mindst lave søgninger på tværs af afdelinger og fagområder.
LÆS MERE: Brug software til at understøtte din kontrakthåndtering.
