Med finansielle kontroller kan du sikre effektiv forretningsførelse af dine finansielle processer - og med de rette redskaber kan du styrke indsatsen.
Finansielle kontroller er sikkerhedsinstanser, der er etableret for at sikre en effektiv, stærk og pålidelig finansiel rapportering, mens risikoen for væsentlige fejl mitigeres. De er relevante for både store og små virksomheder, og der er flere grunde til at have et effektivt kontrolmiljø og stærke arbejdsredskaber på området – fx:
- Organisationens kontrolmiljø spiller en central rolle i styringen af de risici, der kan have betydning for at nå de forretningsmæssige mål. Herunder mitigere risici i forbindelse med strategi, drift og rapportering.
- Finansielle kontroller er med til at beskytte aktionærernes og selskabets aktiver.Interne kontroller sikrer pålideligheden af intern og ekstern rapportering og hjælper med overholdelse af love og regler.
- For at imødegå finansielle risici i organisationen, er det altså centralt at have mitigerende instanser som interne kontroller.
Skab gode rammer for interne kontroller
For at opnå effektive finansielle kontroller har organisationen brug for en ramme for, hvordan de organiseres og effektueres. Her kan man blandt andet overveje følgende:
- Effektive forretningsgange
De interne kontroller skal være på plads for at sikre, at processerne forløber, som de skal. De involverede medarbejdere skal vide nøjagtig, hvor og hvornår der skal sættes ind, så effektiviteten bliver så høj som mulig. - Beskyttelse af aktiver
De interne kontroller bør sikre, at aktiver indsættes til rette formål, og ikke mindst at de ikke er sårbare overfor misbrug eller tyveri. - Finansielle rapporters pålidelighed
Organisationen kan ikke udarbejde pålidelige regnskaber, medmindre mennesker og systemer er i stand til at registrere transaktioner korrekt. Der skal etableres procedurer vedrørende initiering, registrering, behandling, korrektion, overførsel og rapportering af transaktioner. - Forebyggelse og opdagelse af svindel
Selv små organisationer med en flad struktur kan blive offer for svindel, men jo større og mere kompleks organisationen er, jo mere kompliceret og mangfoldig bliver mulighederne for svindel. De interne kontroller skal være i stand til at håndtere dette. - Rettidig udarbejdelse af regnskaber
Evnen til effektivt at styre organisationens forretninger kræver adgang til rettidig og præcis finansiel information, der kan danne baggrund for beslutningstagning både internt og eksternt.
Spørgsmålet er naturligvis, hvad der skal til for at opnå stærke finansielle kontroller. En del af svaret finder du i tilrettelæggelsen af et internt kontrolmiljø, hvor kontrollerne skal bygges ”ind i” og forankres i forretningsprocesser og i de forskellige organisatoriske niveauer. Der skal være faste rammer for, hvem der gør hvad, hvornår det skal gøres og hvilke procedurer, der skal følges.
Implementering af interne kontroller
Når interne kontroller skal implementeres, er første skridt at identificere og definere de risici, organisationen skal beskyttes imod. Det er først og fremmest de forretningsmæssige mål, der driver de risici, organisationen står overfor, og det er derfor nødvendigt at kigge på love, regler og standarder i branchen for at sikre, at passende kontroller indføres. Derudover er det naturligvis essentielt at have helt styr på forretningsprocesserne for at kunne identificere og afdække de væsentligste risici i organisationen.
Med et overblik over risici er næste skridt at etablere kontinuerlig overvågning og tilpasning af det interne kontrolmiljø. Gennem løbende tilpasning sikres, at kontrolmiljøet forbliver levedygtigt, og det er essentielt i en verden, hvor omgivelserne stiller stadig stigende krav til datasikkerhed, finansiel rapportering og økonomistyring – og fordelene ved gode finansielle kontroller er til at føle på:
- Compliance: Med finansielle kontroller får organisationen tydelig evidens for ledelsens overholdelse af regnskabsregler og -krav samt ledelsens ansvar for at føre kontrol.
- Rapportering: Stærke finansielle kontroller og gode digitale systemer er en betryggende sikkerhed for regnskabets rigtighed.
- Økonomistyring: Et effektivt system omkring finansielle kontroller giver en effektiv forvaltning af ressourcer i forhold til organisationens væsentligste risici
Med gode politikker og retningslinjer for finansielle kontroller, begrænses risikoen for fejl i de finansielle processer. Samtidig er det muligt at lave en fokuseret indsats på de steder, hvor fejl eller uhensigtsmæssigheder forhindrer organisationen i at nå sine mål.
Implementeringen af kontrolmiljøet kan med fordel følge tre trin:
- Kortlægning af den nuværende risikoeksponering og prioritering af finansielle processer.
- Systematisk gennemgang og efterprøvning af eksisterende kontroller samt vurdering af deres relevans.
- Udbedring og udvikling af kontroller tilpasset organisationens behov.
De tre trin bidrager til en opbygning af et finansielt kontrolmiljø, der minimerer risikoen for fejl. Dertil er det afgørende at foretage løbende opfølgning på, om kontroller i de finansielle processer gennemføres i praksis, hvis det høje kontrolniveau skal opretholdes.
LÆS MERE: Se, hvordan software til finansielle kontroller kan hjælpe din virksomhed.
Effektiv håndtering af risici og kontroller
Hvis de finansielle kontroller skal føres ud i livet, skal den enkelte medarbejder have adgang til de rette værktøjer. Kontroller håndteres forskelligt i virksomheder, og mange – både store og små – anvender simple løsninger, der ikke effektivt understøtter arbejdet med kontroller og risici. Eksempelvis Excel.
Med et program som Excel opnår du et lavt sikkerhedsniveau, og samtidig er det ikke muligt at spore handlinger eller få en samlet oversigt over data, hvilket gør det vanskeligt at effektivisere kontrollerne. Automatiseret rapportering og dokumentation er heller ikke en mulighed, og det betyder et omfattende dokumentarbejde, når der skal afrapporteres og dokumenteres på tværs af afdelinger. Af samme årsag får flere og flere virksomheder øjnene op for systemunderstøttende værktøjer, der ganske enkelt minimerer risikoen for fejl og skaber større transparens i arbejdet, samtidig med det sikrer bedre og mere effektive udførsel af dine forretningsprocesser.
En GRC-platform er et oplagt valg, hvis du ønsker at nedbryde siloerne i din organisation og skabe sammenhæng og synergi mellem arbejdsgange og processer i de finansielle kontroller. Du får ét platform, der samler al data og gør det tilgængeligt på tværs af hierarki, lande og afdelinger i organisationen. Dermed styrker du indsatsen med det interne kontrolmiljø og gør det lettere at overvåge, tilpasse og fastholde de stærke finansielle kontroller.
Her kan du blive klogere på, hvad fordelen ved en GRC-platform er: Point solution eller GRC-platform – hvad skal du vælge?
