Kompleksiteten af regler og forordninger øges i takt med et større fokus på governance, risikostyring og compliance, og kravene til dokumentation og dataintegritet vokser. Flere organisationer står over for betydelige udfordringer med deres eksisterende systemer til håndtering af data, der ofte består af spredte værktøjer som Excel, Word og Sharepoint. Det er velkendte værktøjer, som er bredt tilgængelige – men de er ofte utilstrækkelige i mødet med versionskontrol, realtidssporing og systematisk datalogning.
Overgangen til en centraliseret platform som RISMA, der er skræddersyet til at håndtere compliance og risikostyring, er en mulighed for at styrke både effektiviteten og dataintegriteten i organisationen. En almindelig bekymring er, om skiftet til et nyt system indebærer, at man skal starte helt forfra, og hvad der så sker med det compliancearbejde, der allerede er udført.
Med RISMA er denne bekymring ubegrundet. Platformen er designet til at lette integrationen af eksisterende data uden tab, hvilket sikrer en problemfri overgang. Data fra systemer som Excel og Word kan importeres direkte ind i RISMA, hvor de bliver struktureret og optimeret for fremtidig brug. Det betyder, at den tidligere indsats og de oplysninger, der er indsamlet, bevares og fortsat skaber værdi i det nye system.
Trin for trin: migrering over i RISMA
Hvis organisationen vælger at migrere sine eksisterende data til RISMA, følger en metodisk og struktureret proces, der sikrer, at data overføres og optimeres for fremtidig brug.
Her er et overblik over de vigtigste trin i integrationsprocessen:
1) Dataevaluering og -rensning
Før data migreres til det nye system, gennemgår vi en omhyggelig proces for at evaluere og rense eksisterende data. Det indebærer identificering og arkivering af forældede eller irrelevante data samt opdatering af nødvendige informationer.
For eksempel kan organisationen have samlet flere versioner af det samme dokument over flere år, hvor kun den seneste er relevant for de nuværende compliancekrav. Ældre versioner kan betragtes som forældede og kan arkiveres eller slettes afhængigt af organisationens politikker for datalagring. På samme måde kan oplysninger om tidligere ansatte, der ikke længere er relevante for organisationens nuværende drift eller complianceforpligtelser betragtes som irrelevante og fjernes fra de aktive databaser.
På den anden side er opdaterede kontaktlister over nuværende ansatte, kunder og leverandører eksempler på relevante data, som skal opdateres og overføres til det nye system for at sikre fortsat effektiv kommunikation og drift. Det inkluderer også opdaterede politikker og procedurer, som er afgørende for at opretholde compliance med gældende lovgivning.
Processen foretages af organisationen selv under vejledning fra RISMA og hjælper med at sikre, at kun værdifuldt og aktuelt data overføres. Det reducerer risikoen for fejl og forbedrer systemets samlede effektivitet.
2) Data mapping og strukturering
Med hjælp fra RISMAs eksperter vil organisationens data blive kortlagt og organiseret i henhold til en struktureret plan, der passer til de specifikke behov. Kortlægningsprocessen indebærer en omhyggelig gennemgang af de eksisterende data for at identificere, hvilke informationer der er relevante og opdaterede nok til at blive migreret til RISMA.
Efter kortlægningsfasen begynder selve mapping-processen, hvor vi arbejder sammen med organisationens medarbejdere for at bestemme, hvor og hvordan data skal organiseres inden for platformen. Det indebærer blandt andet oprettelse af passende datamodeller og implementering af best practices inden for branchen. Vores mål er at sikre, at data ikke bare migreres, men også optimeres til at levere maksimal værdi og indsigt for organisationen.
3) Systemkonfiguration og tilpasning
For at sikre en intuitiv brugeroplevelse kan brugergrænsefladen i RISMA tilpasses, så den matcher medarbejdernes arbejdsvaner og organisationens krav til funktionalitet. Det kan indebære ændringer i layoutet og justering af, hvordan brugerne navigerer gennem systemet. Navigationsflowet er den måde, information og funktioner er organiseret og tilgængeliggjort på. Ved at optimere dette flow sikrer vi, at brugerne kan bevæge sig gennem systemet på en logisk og effektiv måde, der minimerer tid brugt på at søge efter nødvendige funktioner eller data. Det betyder, at de daglige opgaver kan udføres hurtigere og mere fejlfrit.
En central del af tilpasningsprocessen er opsætning af specifikke arbejdsprocesser, der afspejler de daglige operationer og compliancekrav i organisationen. Det inkluderer udvikling af automatiserede opgaveflows og delegeringssystemer, hvor opgaver effektivt kan uddeles. Automatiske påmindelser understøtter overholdelsen af frister og compliancerelaterede tidsrammer, og systemet hjælper med at holde styr på fremskridt og sikrer, at opgaver udføres i overensstemmelse med interne og eksterne standarder.
For at maksimere effektiviteten og nå fuld operationel synergi er det muligt for organisationer at integrere RISMA med andre systemer i organisationen – fx ERP-systemer, HR-software og andre databaser. Integrationen sikrer et strømlinet dataflow og automatisering af processer på tværs af platforme, hvilket minimerer risikoen for fejl og øger dataintegriteten.
4) Datamigrering og validering
Når forberedelsen og planlægningen er afsluttet, og systemkonfigurationerne er på plads, indledes selve datamigrationen. Dette skridt er afgørende og udføres med opmærksomhed på sikkerhedsaspekter og dataintegritet.
Hele datamigreringsprocessen overvåges nøje, og alle handlinger logges for at sikre fuld sporbarhed. Det er essentielt for at kunne rekonstruere eventuelle problemer, der opstår under migreringen, og for at understøtte compliancekrav.
5) Uddannelse og support
Som en del af implementeringen tilbyder RISMA løbende support og vejledning for at sikre, at alle tilpasninger fungerer som forventet og understøtter brugerne i deres daglige arbejde. Det kan blandt andet omfatte træningssessioner, hvor medarbejderne lærer at navigere i det nye system, samt support fra vores Customer Success-team, der hjælper med at guide organisationen igennem hele integrationsprocessen og den efterfølgende drift.
Langsigtet værdi og effektivitet
Investeringen i en GRC-platform som RISMA er en strategisk beslutning, der styrker organisationens position i et stadig mere reguleret marked og understøtter en bæredygtig udvikling, der sikrer, at organisationen forbliver konkurrencedygtig og compliant.
Med RISMA får organisationen et godt fundament for risikohåndtering, der sikrer overholdelse af både nationale og internationale lovkrav gennem realtidsovervågning og -rapportering. Det giver ledelsen et klart overblik og muliggør en proaktiv håndtering af potentielle risici. Samtidig frigør automatisering af gentagne og manuelle processer ressourcer og mindsker risikoen for menneskelige fejl, hvilket fører til øget effektivitet.
Platformens skalerbarhed og fleksibilitet betyder, at den kan vokse og tilpasses i takt med organisationens behov. Uanset om virksomheden udvider til nye markeder eller introducerer nye produkter, tilpasses RISMA for at møde de skiftende krav. Det sikrer en holdbar løsning, der er relevant både nu og i fremtiden.
