Beskyttelse af data er blevet en del af hverdagen for virksomheder over hele verden takket være GDPR. Forordningen blev implementeret af EU for at beskytte borgernes ret til privatliv og sikre, at virksomheder behandler personoplysninger ansvarligt.
En af nøglekomponenterne i GDPR er processen med risikovurdering. Men hvad indebærer en risikovurdering helt præcis, og hvorfor er det så vigtigt?
Herunder dykker vi ned i, hvad en risikovurdering er, hvorfor det er et væsentligt element i GDPR, samt hvem der er ansvarlig for den. Vi kommer også omkring de fem trin i processen med en risikovurdering, så du er klædt på til bedst muligt at beskytte de data, organisationen behandler.
Hvad er en risikovurdering?
I sin essens er en risikovurdering en proces, der identificerer og vurderer potentielle risici. Når det gælder GDPR, handler det om de risici, der er forbundet med behandling af personoplysninger. Som organisation skal I undersøge, hvordan I indsamler, lagrer, bruger og deler persondata, samt vurdere hvor og hvordan problemer kan opstå.
Lad os sige, at I opbevarer kundedata på en computer uden tilstrækkelig sikkerhed. Her er der en overhængende risiko for, at disse data kan blive kompromitteret eller stjålet. Et andet typisk scenarie er databrud, hvor personoplysninger bliver tabt, ændret, offentliggjort eller på anden måde behandlet på en måde, der strider mod GDPR's retningslinjer. Det kan være situationer, hvor en medarbejder ved et uheld sender fortrolige data til den forkerte modtager, eller at en hacker trænger ind i systemet og stjæler personlige data.
En risikovurdering sigter mod at finde ovenstående risici, inden de bliver til alvorlige hændelser, samt at etablere sikkerhedsforanstaltninger, der kan forhindre, at de overhovedet sker.
Hvorfor er risikovurderinger vigtigt?
Risikovurderinger er essentielle, fordi de hjælper med at forebygge problemer, før de opstår, og det er bedre at være proaktiv end reaktiv, når det kommer til datasikkerhed. Ved kontinuerligt at gennemføre risikovurderinger kan organisationen identificere sine svagheder og implementere tiltag for at styrke de respektive områder.
Man kan altså se risikovurderingerne som et konkret værktøj, der kan hjælpe organisationen med at forhindre databrud, som kan medføre betydelige bøder i henhold til GDPR. Mere vigtigt er det dog at bemærke, at i en tid, hvor beskyttelse af personoplysninger ikke bare er et juridisk krav, men også en forventning fra kunderne, bliver risikovurderinger et væsentligt redskab i organisationens datasikkerhedsstrategi. Korrekt håndtering af persondata er i dag en del af god kundeservice, og en effektiv risikovurdering er nøglen til at opretholde og styrke tilliden til organisationen.
Hvem er ansvarlig for risikovurderinger?
Når det kommer til risikovurderinger i forbindelse med GDPR, er ansvaret ofte delt mellem flere nøglepersoner og -roller inden for organisationen. Det er dog ledelsen, der har det overordnede ansvar for at sikre, at virksomheden overholder GDPR.
Typisk spiller Data Protection Officers (DPO) en væsentlig rolle i processen med risikovurdering. En DPO er ekspert i databeskyttelseslovgivning og -praksis, og vedkommende kan vurdere, hvordan organisationen bedst efterlever GDPR-reglerne, hvorfor vedkommende som regel er involveret i gennemførelsen af risikovurderinger og implementeringen af passende sikkerhedsforanstaltninger.
På operationelt niveau har IT-afdelingen og de ansatte, der håndterer persondata i deres daglige arbejde, desuden en central rolle i risikovurderingerne. De har hands-on erfaring med potentielle risici i de systemer og processer, de arbejder med, og derfor er det vigtigt at uddanne de ansatte GDPR, så de kan tage en aktiv rolle i forbindelse med identificeringen af risici.
LÆS OGSÅ: Skal din organisation have en DPO?
Femtrin i en risikovurdering
Risikovurdering i forbindelse med GDPR er en iterativ proces, der består af flere trin. Neden for har vi sammensat en overordnet guide til, hvordan I som organisation kan gribe processen an.
1) Identificering af behandlingsaktiviteter og personoplysninger
Det første skridt i enhver risikovurdering er at kortlægge, hvilke typer personoplysninger organisationen behandler, og hvordan de bliver behandlet. Det indebærer en grundig gennemgang af alle de processer og systemer, hvor persondata håndteres, samt en gennemgang af hvilke persondata, der indsamles, opbevares, bruges og deles.
Driver organisationen for eksempel en webshop, kan de personoplysninger, I behandler, omfatte kundens navn, adresse, betalingsinformationer og købshistorik. Behandlingsaktiviteterne kan omfatte indsamling af informationer ved bestilling, opbevaring af kundedata i en database, brug af data til ordrehåndtering og deling af data med leveringspartnere for at fuldføre forsendelsen.
2) Identificering af trusler og sårbarheder
Efter at have kortlagt behandlingsaktiviteterne og personoplysningerne er næste skridt at identificere potentielle trusler samt eventuelle sårbarheder, der kan true sikkerheden for disse data. Det handler om at overveje, hvordan organisationens systemer, processer eller menneskelige faktorer kan blive udnyttet til at få uautoriseret adgang til persondata.
En trussel kunne være cyberangreb fra hackere, der søger at stjæle eller manipulere persondata, mens sårbarheder kunne være utilstrækkelig passwordbeskyttelse, software med kendte sikkerhedshuller eller medarbejdere, der ikke er fuldt uddannede i sikker datahåndtering.
Det er vigtigt at være grundig og kreativ i denne fase og overveje en bred vifte af potentielle trusler og sårbarheder. Det er den eneste måde, I kan sikre, at alle risici identificeres.
3) Vurdering af risici
Når I har identificeret potentielle trusler og sårbarheder, er næste skridt i processen at vurdere risiciene forbundet med disse. Dette trin kræver, at du vurderer sandsynligheden for, at en given hændelse finder sted, samt konsekvenserne, hvis det sker.
For at vurdere sandsynligheden skal du overveje, hvor udsatte dine systemer er for en given trussel, samt hvor sandsynligt det er, at denne trussel bliver realiseret. For eksempel hvis en af organisationens sårbarheder er utilstrækkelig passwordbeskyttelse, hvor sandsynsligt er det så, at en uautoriseret person vil forsøge at udnytte dette?
Konsekvenserne af en hændelse er typisk relateret til omfanget og følsomheden af de personoplysninger, der kan blive kompromitteret. En hændelse, der indebærer stjålet kreditkortinformation fra tusinder af kunder, vil eksempelvis have større konsekvens end en hændelse, der påvirker et mindre antal kunder med mindre følsomme oplysninger.
At foretage denne type vurdering vil hjælpe organisationen med at forstå, hvilke risici der er mest presserende at adressere. Husk, at målet ikke nødvendigvis er at eliminere alle risici – nogle gange vil det være mere hensigtsmæssigt at styre og minimere dem.
4) Implementering af risikobegrænsende tiltag
Med et klart billede af organisationens risici kan I begynde at implementere foranstaltninger for at begrænse dem.
Hvis I for eksempel har identificeret utilstrækkelig passwordbeskyttelse som en risiko, kunne en løsning være at indføre nye passwordpolitikker, der kræver mere komplekse passwords, hyppigere ændringer eller to-faktor-godkendelse.
Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at det ikke er muligt at eliminere risici fuldstændigt. Målet er at minimere risiciene til et acceptabelt niveau og sikre, at der er lavet en plan for håndteringen af mulige hændelser, hvis de indtræffer.
5) Opretholdelse af løbende risikostyring
Som nævnt i begyndelsen er risikovurderinger i forbindelse med GDPR en fortløbende proces, og derfor slutter arbejdet ikke, når de risikobegrænsende foranstaltninger er implementeret.
Løbende risikostyring involverer en kontinuerlig vurdering og revurdering af organisationens behandlingsaktiviteter og de risici, de medfører. Det betyder, at I skal opdatere risikovurderingerne, hvis I ændrer behandlingsaktiviteter eller introducerer ny teknologi – eller hvis der opstår nye trusler.
Derudover bør sikkerhedsforanstaltningerne gennemgås regelmæssigt for at sikre, at de fortsat er effektive og relevante i forhold til de identificerede risici. Dette kan inkludere alt fra tekniske revisioner af IT-sikkerheden til kontrol af, hvordan GDPR-reglerne efterleves i praksis.
GDPR – et værktøj, ikke en byrde
Som ovenstående viser, er risikovurdering et kritisk element i overholdelse af GDPR, og det bør være en integreret del af organisationens datasikkerhedsstrategi. Processen kan virke uoverskuelig, hvis I endnu ikke har taget det første skridt, men I vil opdage, at mange af forholdsreglerne allerede er taget – det er bare ikke sikkert, at det er italesat endnu.
I stedet for at se GDPR's risikovurdering som en skræmmende opgave kan I med fordel vende tankegangen på hovedet og se det som en mulighed for at styrke organisationens datahåndtering og -beskyttelse. Her vil det især være fordelagtigt at gøre brug af en dedikeret GDPR-løsning frem for Excel-ark, hvis man ikke allerede har valgt at systemunderstøtte sine risikovurderinger.
GDPR-løsninger kan forbedre præcisionen og effektiviteten af organisationens risikovurderinger ved at sikre en ensartet tilgang, minimere fejl, forbedre sporbarehed og rapportering. Dette gør GDPR til mere end blot en opgave; det bliver et aktivt værktøj til proaktiv handling og forebyggelse af databrud, samtidig med at det fremmer en kultur af databeskyttelse i organisationen.
LÆS OGSÅ: 6 gode grunde til IKKE at bruge Excel til din GDPR-oversigt
