Personopplysninger endres stadig, og det er mye viktig informasjon bedrifter skal holde styr på. Ved et besøk fra Datatilsynet, er det viktig å kunne presentere all nødvendig dokumentasjon relatert til personopplysninger. Da er det viktig å ha god oversikt over all data, på en systematisk og oversiktlig måte.
Microsoft Excel har lenge vært det mest populære regnearkprogrammet for å sammenstille statiske data, og har derfor også blitt hyppig brukt i forbindelse med GDPR. Ettersom Excel hovedsakelig er utviklet for beregninger, er det derimot ikke gunstig å bruke programmet når man skal behandle ulike typer data samtidig. Excel kan heller ikke effektivt holde styr på all informasjon som kreves når det kommer til GDPR-overholdelse.
Selv om Excel har enkelte egenskaper som gjør at programmet kan håndtere arbeid med GDPR, er det likevel bedre å sette sin lit til et program som gjør GDPR-overholdelse mer effektivt og trygt. Da vil organisasjonen spare tid og ressurser, og det blir enklere å få kontroll på all nødvendig informasjon på en systematisk og oversiktlig måte.
GDPR-overholdelse som en prosess
Et av problemene som oppstår når man bruker Excel til GDPR, er at selve håndteringen av slik data er avhengig av en høy standard når det kommer til sikkerhet som programmet ikke innvilger. For eksempel trenger man et tilgangssystem hvor det er mulig å se hvem som har tilgang til dataen man håndterer, og hvem som har endret innholdet og når. Dette vil man ikke ha mulighet til i Excel. Ved ikke å tilfredsstille kravene mister du eierskapet og den enkelte ansattes ansvar for å håndtere personopplysninger. Nedenfor deler vi 5 gode grunner til å revurdere din bruk av Excel som GDPR-programvare.
Fem mangler ved Excel når det kommer til GDPR-overholdelse
1) Ineffektivt når man trenger å gjøre endringer
Dersom man trenger å gjøre endringer på flere ulike Excel-ark, som f.eks. endre en dato, vil man måtte gjøre dette manuelt. Det vil si, endringen må gjøres på hver eneste side. Dette er både kjedelig og tidskrevende arbeid.
2) Menneskelige feil kan oppstå
Når man er nødt til å taste inn masse data manuelt, er det dessverre fort gjort at menneskelige feil vil oppstå. Enkelte studier viser for eksempel at 88% av alle regneark inneholder feil som har oppstått ved manuell inntasting. Det er fort tidskrevende å gjøre feilsøking i Excel når slike feil oppstår.
3) Sikkerhet, sikkerhet, sikkerhet
Noe av det aller viktigste ved GDPR er sikkerhet, og her har Excel flere svake sider. Det er en risiko for at data enten blir mistet eller lekket til en tredjepart, og det vil være vanskelig å hindre uautoriserte ansatte å få tilgang til data de ikke skal ha tilgang til. Dette kan få store konsekvenser.
4) Rapportering og dokumentasjon
Siden Excel ikke tilbyr automatisering av prosesser, er det nærmest umulig å effektivisere GDPR-prosessene om man tyr til Excel. Det er ingen funksjon som automatiserer rapportering eller dokumentasjon.
5) Ingen fastsatt GDPR-praksis
Ettersom Excel ikke er laget for å håndtere GDPR, finnes det heller ingen retningslinjer man kan følge. Hver person som bruker programmet må derfor finne sin egen metode, noe som kan skape stor frustrasjon hvis man må bytte GDPR-sjef.
