Veien til en suksessfull implementering av et compliance-program krever at man på forhånd tenker gjennom bedriftens beredskap: er de riktige ressursene tilgjengelig, fungerer den eksisterende strukturen optimalt og har man utarbeidet de nødvendige retningslinjene. En ting er alt det praktiske - menneskene som skal gjennomføre det, er noe helt annet.
Med de rette personene ved roret kan implementeringen lykkes med stor suksess. Det er ikke helt likegyldig hvilke profiler som blir satt i spissen for prosessen.
Nedenfor ser vi på hvordan organisasjonen, kan sikre en smidig og vellykket gjennomføring av et compliace-program, gjennom læring og utvalgte personer.
Fra forandringsagent til ansatt
Det er flere trinn i implementeringsprosessen, men uansett hvilken form for compliance-program organisasjonen har valgt, må en eller flere forandringsagenter utnevnes. Dette handler grunnleggende om at det skal delegeres en stor mengde ansvar, så den enkelte ansatt må ta eierskap til sine egne handlinger og arbeidet med compliance blir forankret i hele linjen.
Forandringsagentene er menneskene som leder endringen. Sammen med ledelsen skal de drive kulturendringen, slik at compliance på sikt blir en naturlig og akseptert del av de ansattes hverdag.
Dette krever selvfølgelig personer av riktig kaliber, men hvordan velger du dem?
Gode egenskaper ved forandringsagenten
En god forandringsagent er først og fremst en person som forstår behovet for forandring, som snakker om det i positive vendinger og som brenner for å skape endring - og ikke minst for å hjelpe sine kolleger.
Som ledelse og organisasjon må dere identifisere godt likte og engasjerte personer, som naturlig liker å gå fremst. Det spiller ingen rolle om det er en avdelingsleder, en advokat eller en sekretær - men det er viktig at det er noen som er i stand til å snakke i øyehøyde med det øvrige personalet, slik at forståelsen av compliance kan videreformidles. Samtidig må det også være noen som kan lære fra seg. Egenskaper som proaktiv, nysgjerrig og pålitelig er verdt å se etter, og personen bør ha en oppfølgingsatferd som gjenspeiler integritet og kunnskap om emnet.
Det er også viktig at de utnevnte forandringsagentene har full støtte fra ledelsen. Hver og en av dem må ha 100% tillit til den personen som er valgt til å gjøre jobben. En vellykket implementering starter på toppen og beveger seg langsomt ned til den enkelte ansatte på gulvet. Uten den rette støtten fra ledelsen er det mer sannsynlig at forandringsagentenes innsats fremstår som støy blant andre ansatte. Det er derfor viktig at alle i ledelsen forstår rollen forandringsagentene har, og hvor viktig det er at arbeidet deres blir sett på i et positivt lys.
Når forandringsagentene onboardes, er det viktig å tydelig beskrive hvilke roller de har, hvilke oppgaver de skal gjennomføre og hvordan, samt hvilket ansvar de har. Suksess handler om å forstå din rolle og ditt ansvar - og ikke minst om å få nok tid til å gjøre det. Dersom de er forvirret over hva det faktisk betyr å være en forandringsagent, vil denne forvirringen forplante seg i hele organisasjonen.
Individuell læring og forståelse
Når forandringsagentene er på plass, er neste skritt å sette organisasjonens ansatte i stand til å arbeide aktivt med compliance. Det må tas eierskap til dokumentasjonen som finnes i avdelingen og på eget skrivebord, slik at det ikke dokumenteres for dokumentasjonens skyld - innsatsen må være mer målrettet.
Voksnes læring er basert på tre komponenter: kunnskap, ferdigheter og holdninger - i denne rekkefølgen. Dette betyr at onboarding med fordel kan følge en definert struktur.
For det første må de ansatte forstå hvorfor compliance er viktig, hvorfor loven er viktig, hvem den er ment å beskytte og hvorfor den er relevant for organisasjonen og den enkelte ansatte. All forandring krever faktisk en forståelse av hvorfor forandringen må skje. De fleste mennesker liker ikke endringer, og disse vil ofte føre til usikkerhet, men en forståelse av HVORFOR vil bidra til å fjerne usikkerheten. Dette er nøkkelen til å motivere folk og skape handling. Det handler derfor om å gjøre læringsprosessen levende og relevant ved å svare på alle spørsmålene, slik at de ansatte får større oppslutning og tar på seg oppgaven slik den er tiltenkt.
Så er det noen ferdigheter som må på plass. De ansatte må kunne vite hvordan man skal kommunisere på det respektive fagområdets språk - f.eks. personvernforordningen eller ISMS - slik at de kan overføre dette til situasjoner i sin egen hverdag. Videre bør det beskrives hvilke oppgaver en må gjennom og hvordan man best håndterer dem. Dette bør helst tydeliggjøres med en rekke eksempler på hvordan andre har gjort det.
Sist, men ikke minst, er roller og ansvar alltid relevant når det gjelder voksnes læring. Det er organisasjonens (eller forandringsagentenes) oppgave å sørge for at de ansatte forstår sitt ansvar og hvorfor de har fått det.
Først når alt det ovennevnte er på plass, er det på tide å innføre selve compliance-plattformen, som er programvaren som skal støtte hele prosessen. Dette betyr at selv om systemer og plattformer er avgjørende for å sikre vellykket compliance, er de bare ett element i et compliance-program. Arbeidet i systemene og plattformene må faktisk utføres av mennesker - så det er viktig at en organisasjon har de med på laget.
Kommunikasjon er nøkkelen
Som organisasjon bør du ikke ta for gitt at utrullingen av et compliance-program lykkes raskt og smertefritt. Det kreves en stor forståelse fra alle de ansatte, og derfor er det helt avgjørende å kommunisere hvorfor dette er viktig. Ansatte må involveres i prosjektet med tydelig kommunikasjon om hvorfor, hvordan og når - det er ikke nok å innkalle til en rask workshop.
Faktisk kan ikke kommunikasjonsoppgaven understrekes nok. Forandringsagenter er ikke nødvendigvis de sterkeste kommunikatorer, og det er heller ikke sannsynlig at de er opplært i endringsledelse, så det er viktig at ledelsen iverksetter tiltak på høyeste nivå.
Det må utarbeides en konkret informasjonsplan som angir hva som skal kommuniseres og når. På denne måten holdes utrullingen i takt på tvers av avdelinger, noe som bidrar til å sikre en smidig overgang som kan drive den nødvendige forandringen.
