Tidligere kunne man gjennomføre arbeid relatert til Compliance enkelt ved å krysse av på sjekkliste, men i dag er det langt mer komplekst. Regler, forskrifter, krav og anbefalinger er i konstant endring, og oppdateres i et tempo som krever oppmerksomhet fra hele organisasjonen.
Det er imidlertid lettere sagt enn gjort.
Systemer, strategier og prosesser er ikke nok. De ansatte må med på bølgen og forstå viktigheten av compliance. Det stiller krav til ledelse og intern kommunikasjon, som skal skape grobunn for en kulturendring som gjør compliance til en naturlig del av hverdagen.
Samsvar og kultur: Et spørsmål om teknologi, prosesser og mennesker
En sterk compliance-kultur består i utgangspunktet av tre likeverdige elementer: teknologi, prosesser og mennesker. De første to elementene er relativt enkle å sette i gang, men det siste elementet – menneskene – krever innsats fra ledelsens side. Derfor vil vi bare gi en rask innføring på teknologi og prosesser nedenfor, mens vi dykker litt dypere ned i oppgavene som ledelsen må gjennomføre når compliance-kultur skal etableres blant ansatte.
Teknologi og prosesser
Uansett hvordan vi snur og vender på det, så er ingen ansatte interessert i å gjøre arbeidet mer tungvint. Det er derfor viktig å forstå at en vellykket compliance-kultur først og fremst krever verktøy som fungerer; systemer som er enkle og intuitive å bruke, og som effektiviserer prosesser og frigjør tid i stedet for å stjele den. I tillegg må det være klare retningslinjer for arbeidet. Det skal være tydelig hvem som gjør hva, når det skal gjøres og ikke minst hvordan. Samtidig er det viktig at alle vet hvor de skal henvende seg dersom det oppstår utfordringer.
LÆS OGSÅ: Få kontroll over risikostyringen din
Mennesker – det er her kulturen formes
Som nevnt er teknologi og klart definerte prosesser grunnlaget for en god compliance-kultur. Til syvende og sist avhenger likevel alt av menneskene som jobber i organisasjonen. Det er de som former og opprettholder kulturen - men det er ledelsen som baner vei.
Først må dere avklare hva compliance egentlig betyr for dere. Retningen og tonen skal settes slik at budskapet er tydelig for alle. Du kan med fordel stille følgende spørsmål:
- Hvorfor er compliance viktig for organisasjonen?
- Hvordan gagner compliance organisasjonens partnere?
- Hvordan kan dere oppnå compliance sammen?
Dette er som nevnt en jobb som skal skje i ledelsen, men ikke bare i den øvre delen. Involver andre ledere tidlig i prosessen for å skape inkludering, engasjement og eierskap – dette er helt essensielt når kulturen skal spres til de ansatte. Dersom lederne i de enkelte avdelingene har det for travelt til å delta, kan du vurdere å velge eller ansette en compliance-ansvarlig som kan ta ledelsen.
Forandring krever tålmodighet
Kulturelle endringer skjer sjelden over natten, og som organisasjon er det viktig å væpne seg med tålmodighet. Hvis ansatte forstår viktigheten av compliance og ikke minst kan se og føle fordelene, og helst så snart som mulig, blir det lettere å integrere kulturen.
God kommunikasjon er derfor ekstremt viktig. Vær åpen og ærlig, snakk positivt om endringene, legg merke til og ros det gode arbeidet både avdelinger og enkeltpersoner gjør og finn de riktige verktøyene for å forenkle og effektivisere compliance-arbeidet. Hvis du gjør det, er du på god vei til å skape en sterk kultur rundt compliance; et nøkkelelement i et vellykket program.
