Direkte oversatt betyr contract management kontraktshåndtering, og det beskriver egentlig hva det handler om; å administrere og håndtere kontrakter knyttet til ansatte, kunder og leverandører.
En kontrakt handler først og fremst om å løse et forretningsbehov, og ofte er mange ulike deler av organisasjonen involvert i utformingen av den. Dessverre er det sjelden en klar rolle- og ansvarsfordeling i den fraksjonaliserte tilnærmingen, noe som fører til manglende oversikt og risiko for spenninger, uenighet og konflikter både internt og eksternt.
Med de riktige prosessene, strukturene og aktivitetene kan du få mest mulig ut av kontraktene dine og minimere risikoen for verdifulle tap eller tvister i samarbeidet med en kunde eller leverandør. Nedenfor ser vi nærmere på contract management som en prosess i organisasjonen din og fremhever betydningen av prosedyrer og strukturer.
Contract management som prosess
Contract management handler i sin enkleste form om å håndtere kontrakter fra vugge til grav. Det er en disiplin som krever kunnskap, ferdigheter og engasjement, og det stiller krav til ledelsen om å gå foran og ta ansvar for den overordnede kontraktshåndteringen i organisasjonen.
Når det overordnede ansvaret er på plass, må ansvaret for de enkelte avtalene forankres hos den eller de lederne som er ansvarlige for avtalen, og det er her det harde arbeidet begynner. Det må etableres klare prosedyrer og retningslinjer for å sikre at alle avtaler håndteres konsekvent på tvers av organisasjonen, de respektive avdelingene og de enkelte lederne.
Vi har satt sammen et utvalg av områder det kan være lurt å ta hensyn til når du skal definere retningslinjer:
- Kontraktens ulike faser - fra behovsvurdering og anbudsfase, via utarbeidelse og forhandling til implementering, drift og avslutning
- Faste prosedyrer knyttet til «døde opplysninger» - f.eks. nøkkeldatoer, avbestillingsvarsel, prisjusteringer osv.
- Håndtering av endringer og mulige konflikter
- Kommunikasjon internt og eksternt
- Definisjon av roller og ansvarsområder
Klart definerte prosesser minimerer risikoen for feil, og et effektivt system støtter og effektiviserer de administrative oppgavene. Det sikrer også en konsekvent og strukturert tilnærming til kontraktshåndtering, slik at både ledelsen og den enkelte ansvarlige medarbeideren raskt og enkelt kan få oversikt over kontraktsporteføljen.
Fordeler ved contract management
Implementering av kontraktshåndtering kan bidra til å realisere både økonomiske og kvalitative gevinster. Med en dedikert innsats vil du raskt oppnå en strømlinjeformet oversikt som gjør det mulig å lagre og administrere de mange kontraktene på tvers av organisasjonen.
Det er mange fordeler forbundet med en aktiv tilnærming til kontraktsforvaltning - for eksempel:
- Strukturert kontraktshåndtering øker sjansene for å nå målene dine, realisere den aktuelle avtalen og forbedre bunnlinjen.
- En helhetlig oversikt gir et bedre beslutningsgrunnlag og bidrar til å spare både tid og penger.
- Leverandørstyringen blir enklere med enkel tilgang til standardiserte og strukturerte kontrakter.
- Glemte prisjusteringer, ubenyttede rabatter eller avtaler som sies opp for sent, blir et ukjent fenomen.
Både private og offentlige organisasjoner har mange komplekse kontrakter. Med de rette styringsverktøyene kan du få et strategisk overblikk som gjør det mulig å lage rapporter, få innsikt i lønnsomhet og ikke minst søke på tvers av avdelinger og fagområder.
LES OGSÅ: Bruk programvare for å støtte kontrakthåndteringen din
