Data har blitt en verdifull ressurs for mange organisasjoner, og det kan være fristende å samle inn så mye informasjon som mulig om mennesker og deres atferd. Med innføringen av GDPR har det imidlertid blitt klart at denne tilnærmingen har sine begrensninger.
Dataminimering er et grunnleggende prinsipp i personvernforordningen, hvor EUs GDPR er integrert, noe som krever at organisasjoner kun samler inn de opplysningene som er nødvendige for å oppfylle bestemte formål. Dette reiser spørsmålet: Hvordan kan organisasjoner balansere ønsket om å samle inn data med plikten til dataminimering?
Hva er dataminimering?
Dataminimering er et prinsipp i GDPR noe som understreker at personopplysninger bare skal samles inn og behandles når det er nødvendig for et klart definert formål. Det betyr at organisasjoner ikke må samle inn opplysninger uten en klar og legitim grunn, og at de må sørge for at bare de opplysningene som er nødvendige i forhold til formålet de ble samlet inn for, blir behandlet.
I artikkel 5(1)(c) i personvernforordningen, eller EUs GDPR, står det at personopplysninger skal være «adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig i forhold til formålene de behandles for». Dette står i kontrast til tradisjonelle datadrevne strategier, der målet ofte har vært å samle inn så mye data som mulig for å oppnå konkurransefortrinn. GDPR tvinger organisasjoner til å vurdere hvilke data som virkelig er nødvendige for å nå målene sine, og til å unngå overflødig databehandling, noe som kan øke risikoen for datainnbrudd og misbruk av personopplysninger.
I praksis betyr dataminimering også å slette eller anonymisere data som det ikke lenger er behov for. Et prinsipp som krever at organisasjoner implementerer retningslinjer for datastyring som sikrer kontinuerlig overvåking og oppdatering av data, slik at de bare beholder data som fortsatt er relevante for forretningsformålet. Det innebærer også å ha effektive retningslinjer for sletting på plass for å sikre at unødvendige data slettes i samsvar med både GDPR-kravene og organisasjonens egne prosedyrer.
Hva betyr dataminimering for din organisasjon?
Å implementere dataminimering krever en strategisk tilnærming som involverer både ledelsen og de operative enhetene. Først og fremst må organisasjonen gjennomføre en analyse av databehandlingsaktivitetene for å identifisere hvilke data som er essensielle, og hvilke som kan utelates. Dette innebærer å stille kritiske spørsmål som for eksempel Hva er formålet med å samle inn data? Kan formålet oppnås med mindre data? Hva er konsekvensene for kundenes personvern?
En viktig del av prosessen er å utarbeide retningslinjer for databehandling som tydelig definerer hvilke typer data som kan samles inn, hvordan de skal behandles og hvor lenge de skal lagres. Retningslinjene må være i samsvar med kravene i GDPR, og de må kommuniseres tydelig til alle ansatte i organisasjonen. Opplæring og bevisstgjøring om dataminimering er viktig for å sikre at retningslinjene følges i praksis.
Et annet viktig aspekt er å vurdere hvordan data deles internt og med tredjeparter. Organisasjonen må sørge for at tilgangen til data begrenses til de medarbeiderne og samarbeidspartnerne som har et reelt behov for disse dataene i sitt arbeid.
LES OGSÅ: Informasjonsplikt ved innsamling av personopplysninger fra den registrerte
Dataminimering og risikoreduksjon
Dataminimering er ikke bare viktig for compliance, men spiller også en viktig rolle i risikostyringen. Selv om dataminimering i seg selv ikke reduserer risikoen for datainnbrudd, kan det begrense skadeomfanget for den enkelte i tilfelle et brudd. Ved å oppbevare færre personopplysninger reduseres risikoen for at unødvendige eller irrelevante opplysninger kommer på avveie, noe som kan være avgjørende for å minimere konsekvensene for de registrerte.
Det er viktig å være klar over at selv små mengder data, for eksempel sensitive personopplysninger, kan få betydelige konsekvenser for den enkelte hvis de kommer på avveie. Dataminimering er derfor ikke en erstatning for sikkerhetstiltak - men det er et viktig element i en bredere risikoreduserende strategi der konsekvensene av et datainnbrudd potensielt kan kontrolleres og begrenses.
Dataminimering kan også bidra til en mer effektiv datastyringsstruktur. Når datainnsamlingen er målrettet og begrenset til nødvendig informasjon, blir det lettere å overvåke og sikre dataintegritet og -sikkerhet. Organisasjonen kan implementere sterkere tilgangskontroller, bedre kryptering og mer regelmessig overvåking, ettersom ressursene ikke spres tynt utover unødvendig store datamengder.
