Förr kunde kanske compliance, även kallat efterlevnad, uppfyllas genom att bocka av det i ett formulär. Idag är det mer komplext. Det finns regler, föreskrifter och krav, men också rekommendationer, och allting förändras i en takt som gör att du måste hålla fokus. Inte bara ledningen, utan hela organisationen.
Det är dock lättare sagt än gjort. System, strategier och processer räcker inte. Du måste få anställda inom organisationen ombord för att verkligen förstå vikten av compliance. Det ställer krav på hur ledningen kommunicerar internt, eftersom det är kommunikationen som ska skapa en grogrund för den kulturförändring som gör compliance till en naturlig del av vardagen.
Compliance och kultur: Teknik, processer och människor
Tre delar är grundläggande i en stark compliancekultur: teknik, processer och människor. Det sistnämnda kräver en annan typ av ansträngning från ledningens sida. Vi berör därför enbart teknik och processer kort i den här artikeln för att istället djupdyka i de utmaningar som åligger ledningen vid etablering av compliancekultur bland medarbetare.
Teknik och processer
Ingen anställd vill göra sitt arbete krångligare än det behöver vara. Därför är det viktigt att förstå att ett verktyg som fungerar är grundläggande för en framgångsrik compliancekultur. Det krävs ett system som är enkelt och effektivt att använda och som frigör tid snarare än att stjäla den.
Viktigt är också att det finns tydliga riktlinjer i arbetet. Det ska framgå vem som gör vad samt när och hur det ska göras. Alla måste veta vart de ska vända sig vid utmaningar eller misstag.
LÄS OCKSÅ: Ta kontroll över din riskhantering
Människor – här formas kulturen
Grunden för en god compliancekultur är som sagt teknik och tydligt definierade processer. I slutändan handlar det dock om de människor som faktiskt jobbar i organisation. Det är dessa personer som både formar och upprätthåller kulturen.
Däremot är det ledningen som måste bana vägen. Därför måste du också klargöra vad compliancekulturen verkligen betyder för dig. Budskapet måste vara tydligt för alla och sätter tonen för dina anställda. Tre frågor som med fördel kan ställas är följande:
- Varför är compliance viktigt för organisationen?
- Hur gynnar compliance organisationens partners?
- Hur kan ni uppnå compliance tillsammans?
Som sagt ska jobbet göras i ledningen, däremot inte enbart i den översta delen. Involvera även andra chefer tidigt i processen. Då skapar du delaktighet, engagemang och ägarskap – avgörande faktorer när kulturen sedan ska spridas till medarbetarna.
Ibland är dock de andra cheferna alldeles för upptagna. Då kanske du behöver överväga om du ska anlita en så kallad compliance officer som kan ta över stafettpinnen. För att lyckas skapa en god kultur är det helt nödvändigt att medarbetarna inte upplever det som en extra belastning. De måste istället få uppleva fördelarna, gärna så fort som möjligt, för att med egna ögon se varför compliance behövs.
Förändring kräver tålamod
Kulturförändring sker inte över en natt. Som organisation är det därför viktigt att ha tålamod. Få människor uppskattar förändring och det är därför nödvändigt att följa ovanstående steg. Förstår medarbetarna vikten av compliance och dess fördelar blir kulturen lättare att införliva.
Kommunikationen är därför oerhört central. Var öppen, ärlig och tala positivt om förändringarna. Beröm det goda arbete som avdelningar och individer gör. Hitta rätt verktyg för att förenkla och effektivisera efterlevnadsarbetet. Då kan du hitta nyckeln för att skapa en stark kultur kring compliance.
