Att implementera en complianceplan i en organisation kan vara som ett sisyfosarbete; som att rulla en tung sten uppför ett berg för att sedan se den rulla ned igen.
Complianceplaner är utformade för att säkerställa att en organisation följer lagstiftning och interna policyer. Utmaningen består i att många chefer uppfattar compliance som ett hinder snarare än en möjlighet att förbättra konkurrenskraften och effektiviteten. Detta gör att det kan bli svårt att implementera planen.
Om ledningen inte fullt ut förstår vikten av och stödjer implementeringen av compliance-plan blir det nästan omöjligt att skapa lösningar som verkligen gör skillnad för organisationens verksamhet och kultur. Det räcker inte med rutiner och processer på papper, de måste göra skillnad för organisationens vardag, och det kräver ett ledarskap som förstår och uppskattar den roll som en handlingsplan för compliance spelar.
Effektiv compliance börjar med ledningen
Ledningens medvetenhet om och engagemang för compliance är avgörande eftersom det anger tonen för resten av organisationen. När ledningen går i bräschen och visar att compliance är en prioriterad fråga, signaleras det till alla medarbetare att det är viktigt och bör tas på allvar. Det skapar en kultur där compliance av regler och etiska riktlinjer blir en integrerad del av den dagliga verksamheten. Förutom den positiva effekten på organisationskulturen stärker ledningens stöd också trovärdigheten externt i förhållande till intressenter och andra berörda parter.
Det är alltså inte bara viktigt att få ledningens stöd för compliance-planen, utan också att skapa en stark och sammanhållen organisationskultur som värdesätter integritet och ansvarstagande.
Det är dock viktigt att inse att ledningens ansvar sträcker sig långt bortom att skapa en kultur av compliance. Det handlar också om att ha en grundläggande förståelse för omfattningen och betydelsen av complianceplanen. Bristande förståelse kan leda till att compliance inte prioriteras, vilket undergräver både kulturen och effektiviteten i compliancearbetet. För att säkerställa en effektiv implementering och underhåll av en complianceplan är det därför avgörande att ledningen inte bara ser sin roll som fanbärare för företagskulturen, utan också som ansvarig för att förstå och hantera de specifika krav och utmaningar som följer med compliance.
En av de största utmaningarna när det gäller att få ledningen att ställa sig bakom en complianceplan är bristen på förståelse för hur viktig compliance faktiskt är. Detta kan leda till att compliance nedprioriteras, särskilt om den inte ses som en direkt värdeskapande aktivitet. Om ledningen uppfattar compliance som en börda eller ett hinder för verksamhetens flexibilitet snarare än en möjlighet att säkra och förbättra organisationens verksamhet och rykte, kommer de att vara mindre benägna att aktivt stödja den.
Konsekvenser av bristande engagemang från ledarskapets sida
Det är viktigt att inse vilka konsekvenser bristande engagemang och ansvarstagande från ledningens sida kan få för organisationen. Detta gäller särskilt mot bakgrund av de krav som ställs i föreskrifter som NIS2 och GDPR. När ledningen inte prioriterar och engagerar sig i compliance utsätts organisationen inte bara för ökade juridiska risker, utan även för betydande finansiella risker och skadat anseende.
De juridiska konsekvenserna av dessa direktiv kan vara betydande. Exempelvis kan ledningen hållas personligen ansvarig för bristande compliance av säkerhetskraven i NIS2-direktivet, inklusive otillräckliga säkerhetsåtgärder eller otillräcklig rapportering av säkerhetsincidenter. GDPR innebär strikta krav på dataskydd där organisationer kan få böter på upp till 4% av den globala årsomsättningen.
Kostnaderna för stämningar, förlorade affärer och böter kan snabbt bli höga, men kanske ännu mer förödande är konsekvenserna för företagets rykte. Ett dåligt rykte bland kunder, partners och allmänheten kan ha långsiktiga negativa effekter på en organisations varumärke och förmåga att attrahera och behålla både kunder och talanger.
Dessa risker understryker behovet av ett ledarskap som förstår vikten av compliance och som också tar ansvar för att aktivt främja en kultur där compliance är en integrerad del av organisationens DNA.
Förstå ledningens perspektiv
För att säkerställa ledningens förståelse och stöd för en complianceplan krävs först och främst att du identifierar de hinder som står i vägen för deras engagemang.
Här är några av de vanligaste hindren och strategier för hur man kan hantera dem:
1) Missförstånd kring syftet med compliance
En grundläggande utmaning är att ledningen missförstår vad compliance faktiskt innebär. Många uppfattar det som en kontrollfunktion som begränsar verksamhetens flexibilitet och innovation snarare än som en värdeskapande aktivitet.
För att överbrygga denna barriär är det viktigt att kommunicera det värde som compliance kan skapa. Både när det gäller att förebygga risker och undvika sanktioner, men också som en facilitator för ansvarsfull verksamhet.
2) Compliance som en kostnad snarare än en investering
Ett annat vanligt hinder är att compliance och compliancesplaner uppfattas som en ren kostnad. Ledningen kan vara ovillig att avsätta resurser till complianceinitiativ om de inte ser de omedelbara ekonomiska fördelarna.
Här kan det vara effektivt att betona hur investeringar i compliance faktiskt kan spara företaget betydande kostnader på lång sikt genom att undvika böter, stämningar och skadat anseende och effektivt förhindra att risker blir verklighet.
3) Bristande medvetenhet om ledningens ansvar
Ett betydande hinder för ledningens engagemang kan vara en otillräcklig förståelse för det direkta ansvar och de juridiska konsekvenser som följer av bristande compliance. Lagstiftning som NIS2 ställer ökade krav på ledningens ansvarstagande och betonar behovet av deras aktiva engagemang i compliancearbetet.
För att hantera denna utmaning kan du förklara för ledningen hur föreskrifter inte bara skapar allmänna förväntningar på företagens ansvarsskyldighet och transparens, utan också innebär direkta juridiska skyldigheter för dem personligen. Genom att göra ledningen medveten om de specifika risker som är förknippade med att ignorera compliancekraven - inklusive personliga konsekvenser som böter och stämningar - kan du motivera till en bättre förståelse och ett större engagemang för complianceplanen.
Möt ledningen på lika villkor
Om du som complianceofficer möter ledningens perspektiv har du redan kommit en bra bit på vägen mot en ökad förståelse för behovet av compliance-plan. Men det viktigaste steget för att få ledningens förståelse börjar med dig. Du måste skapa en tydlig översikt över vad du vill, och detta kan inkludera:
- Syftet med planen
- Fördelarna med implementeringen
- Budget för investeringen
Din översikt bör också klargöra den aktuella utmaningen och visualisera hur en ny complianceplan kan lösa den. Du kan också definiera ledningens roll i implementeringen av det nya planen så att det är tydligt vad som förväntas av buy-in.
Compliance är ett delat ansvar
I takt med att världen blir mer reglerad och förväntningarna på organisatoriskt ansvar ökar, är det tydligt att compliance inte kan ses som en isolerad funktion eller en börda som enbart vilar på complianceavdelningens axlar. Snarare är compliance en integrerad del av hur en modern organisation bör fungera - en nyckelkomponent för att säkerställa hållbar framgång och upprätthålla ett gott rykte.
I slutändan är compliance en investering i organisationens framtid. En investering som kan minimera risker, främja innovation och stärka förtroendet mellan företaget, dess medarbetare, kunder och samhället i stort. Det är genom att arbeta tillsammans - ledningen, medarbetarna och compliance tillsammans - som denna vision kan bli verklighet. Compliance är allas ansvar och det är bara genom gemensamma ansträngningar och förståelse som de fulla fördelarna kan realiseras.
