Direkt översatt betyder contract management avtalshantering, och det beskriver faktiskt väldigt väl vad det handlar om – nämligen att styra och hantera kontrakt med såväl medarbetare som kunder och leverantörer.
Ett kontrakt handlar först och främst om att tillgodose ett företagsbehov, och ofta är många olika delar av organisationen involverade i utformningen. Tyvärr erbjuder det fragmenterade arbetssättet sällan en tydlig roll- och ansvarsfördelning, vilket resulterar i bristande överblick och en ökad risk för påfrestningar, oenigheter och konflikter, både internt och externt.
Med rätt processer, strukturer och aktiviteter kan ni få ut det optimala värdet av era kontrakt och, inte minst, minimera risken för betydande förluster eller tvister i samarbetet med kunder eller leverantör. Nedan fördjupar vi oss i kontraktsstyrning som en process i organisationen och lyfter fram vikten av procedurer och strukturer.
Avtalshantering som process
Contract management handlar i all sin enkelhet om att hantera avtal från början till slut. Det är en disciplin som kräver kunskap, kompetens och engagemang, och ställer krav på ledningen att ta täten när ansvaret för den övergripande kontraktshanteringen i organisationen ska fastställas.
När det övergripande ansvaret är fastställt måste även ansvaret för de enskilda kontrakten förankras hos den eller de chefer som är ansvariga, och det är här det stora arbetet börjar. Tydliga procedurer och riktlinjer måste nämligen fastställas för att kunna säkerställa att alla kontrakt hanteras på ett enhetligt sätt inom hela organisationen, de respektive avdelningarna och av de enskilda cheferna.
Vi har samlat ett antal områden som ni med fördel kan beakta när riktlinjerna ska definieras:
- Kontraktens olika faser – från behovsanalys och anbudsskede till utarbetande, förhandling, implementering, drift och avslutning
- Fasta rutiner för hantering av "kritisk information" – exempelvis viktiga datum, uppsägningstider, prisjusteringar etc.
- Hantering av ändringar och eventuella konflikter
- Kommunikation, både internt och externt
- Roll- och ansvarsfördelning
Tydligt definierade processer minimerar risken för misstag, och ett effektivt system stödjer och effektiviserar administrativa uppgifter. Samtidigt säkerställs en enhetlig och strukturerad metod för avtalshantering, så att både ledningen och den enskilda ansvariga medarbetaren snabbt och enkelt kan få en överblick över kontraktsportföljen.
Fördelar med avtalshantering
Implementering av contract management kan bidra till både ekonomiska och kvalitativa vinster. Med ett dedikerat arbete kan ni snabbt få den heltäckande överblick som gör det möjligt att lagra och hantera de många kontrakten inom organisationen.
Ett aktivt förhållningssätt till avtalshantering medför flera fördelar, såsom:
- Strukturerad avtalshantering ökar möjligheten att nå målen, slutföra den aktuella affären och förbättra resultatet.
- En tydlig överblick ger ett bättre beslutsunderlag och hjälper till att spara både tid och pengar.
- Leverantörshantering blir enklare med lättillgängliga och enhetligt strukturerade kontrakt.
- Glömda prisjusteringar, outnyttjade rabatter eller avtal som sägs upp för sent blir ett minne blott.
Både privata och offentliga organisationer har många och komplexa kontrakt. Med rätt styrningsverktyg uppnås en strategisk överblick som gör det möjligt att ta fram rapporter, få insikt i lönsamheten och inte minst göra sökningar tvärs över avdelningar och ämnesområden.
LÄS MER: Brug software til at understøtte din kontrakthåndtering.
