Komplexiteten i regler och förordningar ökar i takt med ett större fokus på styrning, riskhantering och efterlevnad och kraven på dokumentation och dataintegritet växer. Många organisationer står inför betydande utmaningar med sina befintliga system för hantering av data, som ofta består av spridda verktyg som Excel, Word och Sharepoint. Det är välkända verktyg som är allmänt tillgängliga – men de är ofta otillräckliga inför versionskontroll, realtidsspårning och systematisk dataloggning.
Övergången till en centraliserad plattform som RISMA, som är skräddarsydd för att hantera efterlevnad och riskhantering, är en möjlighet att stärka både effektivitet och dataintegritet i organisationen. Ett vanligt bekymmer är om bytet till ett nytt system innebär att man börjar från början och vad som händer med det efterlevnadsarbete som redan har gjorts.
Med RISMA är denna oro ogrundad. Plattformen är designad för att underlätta integrationen av befintlig data utan förlust, vilket säkerställer en sömlös övergång. Data från system som Excel och Word kan importeras direkt till RISMA, där de struktureras och optimeras för framtida användning. Det gör att den tidigare insatsen och den information som har samlats in bevaras och fortsätter att skapa värde i det nya systemet.
Steg för steg: migrering till RISMA
Om organisationen väljer att migrera sin befintliga data till RISMA följer en metodisk och strukturerad process som säkerställer att data överförs och optimeras för framtida användning.
Här är en översikt över de viktigaste stegen i integrationsprocessen:
1) Datautvärdering och rensning
Innan data migreras till det nya systemet går vi igenom en noggrann process för att utvärdera och rensa befintlig data. Detta innebär att identifiera och arkivera inaktuella eller irrelevanta data samt att uppdatera nödvändig information.
Till exempel kan organisationen ha samlat in flera versioner av samma dokument under flera år, där endast den senaste är relevant för de aktuella efterlevnadskraven. Äldre versioner kan anses vara föråldrade och kan arkiveras eller raderas beroende på din organisations policy för datalagring. Likaså kan information om tidigare anställda som inte längre är relevant för organisationens nuvarande verksamhet eller efterlevnadsskyldigheter anses irrelevant och tas bort från de aktiva databaserna.
Däremot är uppdaterade kontaktlistor över nuvarande anställda, kunder och leverantörer exempel på relevant data som måste uppdateras och överföras till det nya systemet för att säkerställa fortsatt effektiv kommunikation och drift. Den innehåller också uppdaterade policyer och procedurer som är avgörande för att upprätthålla efterlevnad av tillämplig lag.
Processen genomförs av organisationen själv under ledning av RISMA och hjälper till att säkerställa att endast värdefull och aktuell data överförs. Det minskar risken för fel och förbättrar systemets totala effektivitet.
2) Datamappning och strukturering
Med hjälp av RISMAs experter kommer organisationens data att kartläggas och organiseras enligt en strukturerad plan som passar de specifika behoven. Kartläggningsprocessen innebär en noggrann genomgång av befintlig data för att identifiera vilken information som är relevant och tillräckligt uppdaterad för att migreras till RISMA.
Efter kartläggningsfasen börjar själva kartläggningsprocessen, där vi tillsammans med organisationens medarbetare avgör var och hur data ska organiseras inom plattformen. Detta inkluderar bland annat skapandet av lämpliga datamodeller och implementeringen av bästa praxis inom branschen. Vårt mål är att säkerställa att data inte bara migreras, utan också optimeras för att leverera maximalt värde och insikt för organisationen.
3) Systemkonfiguration och anpassning
För att säkerställa en intuitiv användarupplevelse kan användargränssnittet i RISMA anpassas för att matcha medarbetarnas arbetsvanor och organisationens krav på funktionalitet. Detta kan innebära ändringar i layouten och justering av hur användare navigerar genom systemet. Navigationsflödet är hur information och funktioner organiseras och görs tillgängliga. Genom att optimera detta flöde säkerställer vi att användare kan röra sig genom systemet på ett logiskt och effektivt sätt som minimerar den tid som ägnas åt att söka efter nödvändiga funktioner eller data. Detta gör att dagliga uppgifter kan utföras snabbare och mer felfritt.
En viktig del av anpassningsprocessen är att sätta upp specifika arbetsprocesser som speglar organisationens dagliga verksamhet och efterlevnadskrav. Det inkluderar utveckling av automatiserade uppgiftsflöden och delegeringssystem där uppgifterna kan fördelas effektivt. Automatiska påminnelser stödjer mötesdeadlines och efterlevnadsrelaterade tidsramar, och systemet hjälper till att hålla reda på framstegen och säkerställer att uppgifter slutförs i enlighet med interna och externa standarder.
För att maximera effektiviteten och uppnå full operativ synergi är det möjligt för organisationer att integrera RISMA med andra system i organisationen – t.ex. ERP-system, HR-programvara och andra databaser. Integrationen säkerställer ett strömlinjeformat dataflöde och automatisering av processer över plattformar, vilket minimerar risken för fel och ökar dataintegriteten.
4) Datamigrering och validering
När förberedelserna och planeringen är klara och systemkonfigurationerna är på plats börjar den faktiska datamigreringen. Detta steg är avgörande och utförs med hänsyn till säkerhetsaspekter och dataintegritet.
Hela datamigreringsprocessen övervakas noggrant och alla åtgärder loggas för att säkerställa full spårbarhet. Det är viktigt att kunna rekonstruera eventuella problem som uppstår under migreringen och att stödja efterlevnadskrav.
5) Utbildning och stöd
Som en del av implementeringen erbjuder RISMA löpande stöd och vägledning för att säkerställa att alla anpassningar fungerar som förväntat och stödjer användarna i deras dagliga arbete. Det kan bland annat innehålla utbildningstillfällen där anställda lär sig navigera i det nya systemet, samt support från vårt Customer Success-team som hjälper organisationen genom hela integrationsprocessen och efterföljande verksamhet.
Långsiktigt värde och effektivitet
Satsningen på en GRC-plattform som RISMA är ett strategiskt beslut som stärker organisationens position på en alltmer reglerad marknad och stödjer en hållbar utveckling som säkerställer att organisationen förblir konkurrenskraftig och följsam.
Med RISMA får organisationen en bra grund för riskhantering, vilket säkerställer efterlevnad av både nationella och internationella lagkrav genom realtidsövervakning och rapportering. Det ger ledningen en tydlig överblick och möjliggör proaktiv hantering av potentiella risker. Samtidigt frigör automatisering av repetitiva och manuella processer resurser och minskar risken för mänskliga fel, vilket leder till ökad effektivitet.
Plattformens skalbarhet och flexibilitet gör att den kan växa och anpassa sig i takt med organisationens behov. Oavsett om företaget expanderar till nya marknader eller introducerar nya produkter, anpassar RISMA sig för att möta de förändrade kraven. Detta säkerställer en hållbar lösning som är relevant både nu och i framtiden.
