Dataskydd har blivit en del av vardagen för företag runt om i världen tack vare GDPR. Förordningen implementerades av EU för att skydda medborgarnas rätt till integritet och säkerställa att företag behandlar personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt.
En av de viktigaste komponenterna i GDPR är riskbedömningsprocessen. Men vad innebär egentligen en riskbedömning och varför är den så viktig?
Nedan fördjupar vi oss i vad en riskbedömning är, varför det är en viktig del av GDPR och vem som är ansvarig för den. Vi kommer också att gå igenom de fem stegen i riskbedömningsprocessen, så att du är rustad för att på bästa sätt skydda de data som din organisation bearbetar.
Vad är en riskbedömning?
I grund och botten är en riskbedömning en process som identifierar och bedömer potentiella risker. När det gäller GDPR handlar det om de risker som är förknippade med behandling av personuppgifter. Som organisation behöver ni undersöka hur ni samlar in, lagrar, använder och delar personuppgifter, samt bedöma var och hur problem kan uppstå.
Låt oss säga att du lagrar kunddata på en dator utan tillräcklig säkerhet. Här finns det en överhängande risk att dessa uppgifter kan äventyras eller stjälas. Ett annat typiskt scenario är dataintrång, där personuppgifter går förlorade, ändras, lämnas ut eller på annat sätt behandlas på ett sätt som bryter mot GDPR-riktlinjerna. Det kan handla om situationer där en anställd av misstag skickar konfidentiella data till fel mottagare, eller att en hackare tar sig in i systemet och stjäl personuppgifter.
En riskbedömning syftar till att hitta ovanstående risker innan de blir allvarliga incidenter, samt att upprätta skyddsåtgärder som kan förhindra att de inträffar i första hand.
Varför är riskbedömning viktigt?
Riskbedömningar är viktiga eftersom de hjälper till att förebygga problem innan de uppstår, och det är bättre att vara proaktiv än reaktiv när det gäller datasäkerhet. Genom att kontinuerligt genomföra riskbedömningar kan organisationen identifiera sina svagheter och genomföra åtgärder för att stärka respektive område.
Därmed kan man se riskbedömningarna som ett konkret verktyg som kan hjälpa organisationen att förhindra dataintrång, vilket kan resultera i betydande böter enligt GDPR. Ännu viktigare är dock att det är värt att notera att i en tid då skydd av personuppgifter inte bara är ett lagstadgat krav, utan också en förväntan från kunderna, blir riskbedömningar ett viktigt verktyg i organisationens datasäkerhetsstrategi. Idag är korrekt hantering av personuppgifter en del av god kundservice, och en effektiv riskbedömning är nyckeln till att upprätthålla och stärka förtroendet för organisationen.
Vem ansvarar för riskbedömningar?
När det gäller riskbedömningar relaterade till GDPR delas ansvaret ofta mellan flera nyckelpersoner och roller inom organisationen. Det är dock ledningen som har det övergripande ansvaret för att företaget följer GDPR.
Vanligtvis spelar dataskyddsombud (DSO) en viktig roll i riskbedömningsprocessen. Ett dataskyddsombud är expert på dataskyddslagstiftning och praxis, och han eller hon kan bedöma hur organisationen bäst följer GDPR-reglerna, vilket är anledningen till att han eller hon vanligtvis är involverad i att genomföra riskbedömningar och genomföra lämpliga säkerhetsåtgärder.
På operativ nivå har IT-avdelningen och de medarbetare som hanterar personuppgifter i sitt dagliga arbete också en central roll i riskbedömningarna. De har praktisk erfarenhet av potentiella risker i de system och processer de arbetar med, därför är det viktigt att utbilda anställda i GDPR så att de kan ta en aktiv roll i att identifiera risker.
LÄS OCKSÅ: Vad är riskhantering och varför är det viktigt?
Fem steg i en riskbedömning
Riskbedömning inom ramen för GDPR är en iterativ process som består av flera steg. Nedan har vi sammanställt en övergripande guide för hur ni som organisation kan ta er an processen.
1) Identifiering av personuppgiftsbehandlingar och personuppgifter
Det första steget i en riskbedömning är att identifiera vilka typer av personuppgifter organisationen behandlar och hur de behandlas. Det innebär en grundlig genomgång av alla de processer och system där personuppgifter hanteras, samt en genomgång av vilka personuppgifter som samlas in, lagras, används och delas.
Om organisationen till exempel driver en webbshop kan de personuppgifter du behandlar inkludera kundens namn, adress, betalningsinformation och köphistorik. Personuppgiftsbehandlingarna kan inkludera att samla in information vid beställning, lagra kunddata i en databas, använda data för orderhantering och dela data med leveranspartners för att slutföra leveransen.
2) Identifiera hot och sårbarheter
Efter att ha kartlagt personuppgiftsbehandlingarna och personuppgifterna är nästa steg att identifiera potentiella hot samt eventuella sårbarheter som kan hota säkerheten för dessa uppgifter. Det handlar om att fundera över hur organisationens system, processer eller mänskliga faktorer kan utnyttjas för att få obehörig tillgång till personuppgifter.
Ett hot kan vara cyberattacker från hackare som försöker stjäla eller manipulera personuppgifter, medan sårbarheter kan vara otillräckligt lösenordsskydd, programvara med kända säkerhetshål eller anställda som inte är fullt utbildade i säker datahantering.
Det är viktigt att vara noggrann och kreativ i detta skede och överväga ett brett spektrum av potentiella hot och sårbarheter. Det är det enda sättet att se till att alla risker identifieras.
3) Bedömning av risker
När du har identifierat potentiella hot och sårbarheter är nästa steg i processen att bedöma de risker som är förknippade med dessa. Det här steget kräver att du bedömer sannolikheten för att en viss händelse inträffar, samt konsekvenserna om den inträffar.
För att bedöma sannolikheten bör du överväga hur exponerade dina system är för ett visst hot, samt hur troligt det är att detta hot kommer att realiseras. Till exempel, om en av organisationens sårbarheter är otillräckligt lösenordsskydd, hur sannolikt är det att en obehörig person kommer att försöka utnyttja detta?
Konsekvenserna av en incident är vanligtvis relaterade till omfattningen och känsligheten hos de personuppgifter som kan äventyras. Till exempel kommer en incident som involverar stöld av kreditkortsinformation från tusentals kunder att ha större inverkan än en incident som påverkar ett mindre antal kunder med mindre känslig information.
Att genomföra denna typ av bedömning hjälper organisationen att förstå vilka risker som är mest angelägna att ta itu med. Kom ihåg att målet inte nödvändigtvis är att eliminera alla risker – ibland är det lämpligare att hantera och minimera dem.
4) Genomförande av riskreducerande åtgärder
Med en tydlig bild av din organisations risker kan du börja implementera åtgärder för att minska dem.
Om du till exempel har identifierat otillräckligt lösenordsskydd som en risk kan en lösning vara att införa nya lösenordspolicyer som kräver mer komplexa lösenord, mer frekventa ändringar eller tvåfaktorsautentisering.
Det är dock viktigt att vara medveten om att det inte går att helt eliminera risker. Syftet är att minimera riskerna till en acceptabel nivå och säkerställa att det finns en plan för att hantera eventuella incidenter om de inträffar.
5) Upprätthålla löpande riskhantering
Som nämndes i början är riskbedömningar i samband med GDPR en pågående process, och därför slutar inte arbetet när de riskreducerande åtgärderna är genomförda.
Löpande riskhantering innebär en kontinuerlig bedömning och omvärdering av organisationens personuppgiftsbehandlingar och de risker de medför. Det innebär att man uppdaterar riskbedömningar om man ändrar personuppgiftsbehandlingar eller inför ny teknik – eller om nya hot uppstår.
Dessutom bör säkerhetsåtgärderna ses över regelbundet för att säkerställa att de förblir effektiva och relevanta för de identifierade riskerna. Det kan handla om allt från tekniska granskningar av IT-säkerhet till att kontrollera hur GDPR-reglerna efterlevs i praktiken.
LÄS OCKSÅ: Utnyttja affärsvärdet av GDPR
GDPR – ett verktyg, inte en börda
Som ovanstående visar är riskbedömning en viktig del av GDPR-efterlevnaden och bör vara en integrerad del av organisationens datasäkerhetsstrategi. Processen kan verka överväldigande om du ännu inte har tagit det första steget, men du kommer att upptäcka att många av försiktighetsåtgärderna redan har vidtagits – det är bara inte säkert att det har formulerats ännu.
I stället för att se GDPR:s riskbedömning som en skrämmande uppgift kan du vända upp och ner på tankesättet och se det som en möjlighet att stärka organisationens datahantering och skydd. Att genomföra riskbedömning hjälper dig att identifiera svagheter så att du kan agera proaktivt och förhindra dataintrång. Dessutom kan en effektiv riskbedömning stärka din organisations rykte genom att visa att du tar dataskydd på allvar.
