ISO-standarder är varierande, omfattande och täcker många olika affärsområden – och de står på agendan för många organisationer. Så oavsett vilken typ av organisation du arbetar för, är det troligt att du har stött på åtminstone en typ av ISO-standard som du arbetar mot.
Men varför är ISO-standarder egentligen viktiga, och vilka fördelar finns det med att arbeta med dem? Det ska vi titta närmare på.
Vad är en ISO-standard
För att förstå de organisatoriska fördelarna med ISO-standarder är det viktigt att förstå vad ISO egentligen står för och vad man vill uppnå med dessa standarder.
ISO står för International Organization for Standardization och är en internationell organisation som utvecklar internationella standarder för kvalitetskontroll av produkter och tjänster. Organisationen består av 160 medlemmar, ett medlem per land, som var och en representerar ISO i sitt land. I Sverige är det organisationen Svenska institutet för standarder (SIS) som är en aktiv medlem.
Standarderna ger företag, organisationer och samhället ett praktiskt tillvägagångssätt för relevanta områden: ekonomi, socialt ansvar och miljö. När en organisation följer en ISO-standard ska det i grund och botten ses som ett uttryck för att organisationen följer samma procedur varje gång.
Den historiska utvecklingen av ISO
Efter andra världskriget fanns det ett behov av att skapa internationella standarder för att säkerställa att produkter och tjänster var säkra, pålitliga och av god kvalitet över landsgränserna. Därför gick ISA och United Nations Standards Coordinating Committee (UNSCC) samman 1946 för att diskutera gemensamma mål, och 1951 offentliggjordes den första standarden (ISO/Ra:1951).
Sedan dess har ISO offentliggjort ännu fler standarder och i dag finns det över 22 000. Dessa täcker alla aspekter av affärslivet och teknologin – och är för många i B2B-branschen ett riktmärke vid val av leverantörer och samarbetspartners. Efter drygt 75 år står ISO således som en stark aktör med stort inflytande på standardisering och kvalitetskontroll i många industrier.
Varför är ISO-standarder så viktiga?
För att bygga ett effektivt och kvalitetsorienterat styrningssystem måste en organisation definiera mål, krav och processer i samband med sin verksamhet. Internationella standarder hjälper till att definiera specifikationer för produkter och tjänster samt kontinuerligt underhåll.
Men utöver att hjälpa till att strukturera detta arbete, kan ISO-standarder bidra på flera andra områden som ger stort värde för din organisation.
1) Skapar ramverk för efterlevnadsarbete
Vissa ISO-standarder fungerar som milstolpar, medan andra är instruktioner för efterbehandling. Du ska därför inte förvänta dig att ISO-standarder specificerar krav eller detaljerade beskrivningar om hur din organisation ska arbeta med en standard från A till Ö. ISO-standarder kan dock hjälpa till att skapa ramverket för en organisations arbete – vilket gör det mer konkret att ta fram en målmedveten strategi.
2) Minskar risker
En annan underliggande fördel med att standardisera dina processer är möjligheten att effektivt hantera risker. När du har full kontroll över dina processer och förstår alla risker, kan din organisation i mycket större grad hantera dem och genomföra åtgärdsplaner. När problem uppstår kommer din organisation vara bättre rustad att överleva och återhämta sig från eventuella utmaningar.
3) Främjar efterlevnadskultur
Implementeringen av en ISO-standard kommer inte bara stärka kvaliteten på organisationens verksamhet, utan kan också underlätta en intern efterlevnadskultur som stärker dina medarbetare och deras dagliga arbete. Genom att sätta upp mål och procedurer kommer ledningen och medarbetarna kunna fokusera på det som är viktigt. I en hektisk vardag med många uppgifter är det lätt att tappa fokus.
4) Chans till ökade intäkter
När din organisation får en ISO-certifiering kan detta även användas för att öka organisationens intäktsmöjligheter. Både i form av annonsering, men också i samband med upphandlingar från bland annat offentlig sektor. Här är en ISO-certifiering ofta ett krav. Faktum är att många större organisationer kräver att deras leverantörer har någon form av kvalitetscertifiering.
Om du har som mål att öka din marknadsandel, kan det löna sig att undersöka vilka standarder som efterfrågas inom din bransch. En certifiering är samtidigt fördelaktig om din organisation expanderar till nya marknader i andra länder, eftersom det säkerställer att handel med varor och tjänster över landsgränser är kompatibla.
5) Stärk organisationens rykte
ISO-standarder kan hjälpa din organisation att effektivisera verksamheten samtidigt som trovärdigheten kring dina produkter och tjänster stärks, eftersom de kontinuerligt kommer att möta dina kunders förväntningar. Detta kommer att bidra till att stärka kundlojaliteten och kan på sikt skapa ett gott rykte.
LÄS OCKSÅ: ISO 27001: Best practices för att säkerställa informationssäkerheten
Vad är en ISO-certifiering?
ISO-certifiering är en erkänd bekräftelse på att en organisation uppfyller specifika krav fastställda av ISO. Denna certifiering tillför värde och trovärdighet genom att visa att företagets produkter eller tjänster möter kunders och samarbetspartners förväntningar samt följer internationella standarder inom kvalitet, hållbarhet, miljö och säkerhet.
Genom att exempelvis bli certifierad enligt ISO 27001, visar en organisation för omvärlden att den har etablerat och underhåller ett omfattande informationssäkerhetssystem. ISO 27001-certifieringen innebär en grundlig utvärdering av organisationens informationssäkerhetspraxis och identifiering av säkerhetsrisker. Lämpliga åtgärder implementeras för att skydda informationens konfidentialitet, integritet och tillgänglighet.
Processen för att bli ISO-certifierad
Processen för att erhålla en ISO-certifiering omfattar vanligtvis flera steg. Även om detaljerna varierar beroende på den specifika standarden, kan följande vara typiska steg i certifieringsprocessen:
- Förberedelse och utvärdering: Organisationen identifierar relevant ISO-standard och bedömer befintliga praxis inom området.
- Implementering av förbättringar: Nödvändiga förbättringar och uppdateringar av processer och system implementeras.
- Intern revision: Organisationen utvärderar genomförda förbättringar och säkerställer att kraven i standarden följs.
- Extern utvärdering: En oberoende tredjepart genomför en noggrann granskning och bedömning av dokumentation, processer och praxis.
- Certifiering: Uppfyllelse av ISO-standarden och godkänd extern utvärdering leder till ISO-certifiering. Certifieringen kräver regelbundet underhåll och uppdatering för att förbli giltig.
Det är viktigt att notera att certifieringen inte är en engångsprocess. Organisationen måste kontinuerligt övervaka, underhålla och förbättra sina processer för att behålla certifieringens giltighet och förbli i överensstämmelse med kraven i den relevanta ISO-standarden.
