Brøndby kommun sparar tid och resurser genom att tillämpa ett systematiskt tillvägagångssätt för GDPR-efterlevnad.
Precis som alla andra offentliga och privata organisationer måste Brøndby kommun förhålla sig till dataskyddsförordningen – eller General Data Protection Regulation (GDPR).
Vi tar behandlingen av personuppgifter på största allvar och vi måste naturligtvis också följa de nya reglerna. Inte för att vi är rädda utan för att våra medborgare ska känna sig trygga med oss, säger Marianne Bo Krowicki, informationssäkerhetssamordnare och blivande DPO i Brøndby kommun.
I början valde Brøndby kommun att använda Excel för att styra GDPR-insatsen. Som Marianne själv uttrycker det ”Det stod dock snabbt klart att det var väldigt förvirrande och ineffektivt”.
Istället lanserade kommunen en process där RISMA:s GDPR-verktyg används för att identifiera områden där personuppgifter används för att systematisera datahantering och för att dokumentera arbetet i enlighet med den nya förordningen.
Verktyget är enkelt att använda för personalen – även efter en enda workshop – och arbetet går fantastiskt snabbt framåt. – Vi är snart klara med personalområdet, därefter jobbar vi vidare med sociala frågor och hälsa i februari och därefter barn, kultur och idrott, teknik och slutligen vår egen centralförvaltning. Så vi är redo i god tid innan den nya dataskyddsförordningen träder i kraft den 25 maj, konstaterar Marianne.
En komplett översikt över data och säkerhet
När arbetet är slutfört kommer förvaltningen bland annat att ha en komplett förteckning över var känsliga personuppgifter finns och vilka säkerhetsåtgärder de är omgärdade av.
Vi täcker in allt och kontrollerar till exempel också om det finns personuppgifter på olika filenheter eller andra platser där de absolut inte ska vara. Den enskilda förvaltningen får också större tillgång, möjlighet att städa upp ordentligt och bli uppmärksamma på om de gör saker på rätt sätt. Bland annat om alla personuppgiftsbiträdesavtal finns på plats, vem information utbyts med och andra praktiska och formella förhållanden som man kanske inte tänker på i det dagliga arbetet. – Vi lär oss alla definitioner och täcker in allt. Det känns väldigt betryggande, säger Marianne Bo Krowicki..
Säkerheten i att ha alla juridiska aspekter på plats
Hon blev ursprungligen informerad om RISMA:s GDPR-lösning under en kurs hos advokatbyrån Plesner och bestämde sig för att ge den en chans.
Jag har mycket stor respekt för Plesner, som också har varit med och utvecklat det här verktyget. Det är vår garanti för att den juridiska aspekten är på plats. Därför vet vi att efterlevnaden fungerar och att vi undviker överraskningar i så stor utsträckning som det överhuvudtaget är möjligt, säger Marianne Bo Krowicki.
Även om Brøndby kommun har valt ett noggrant förhållningssätt till GDPR-arbetet anser hon inte att de har satsat för mycket.
Självklart är verktyget inte gratis, men priset är rimligt. I synnerhet eftersom det hjälper oss att spara tid och resurser genom att sätta arbetet i system och att vi gör rätt redan från början.
Få bästa praxis och expertkunskap
Håll dig uppdaterad med bästa praxis, nyheter och kunskaper om styrning, riskhantering och efterlevnad samt inbjudningar till evenemang och webbinarier. Du kan när som helst avregistrera dig.
