Mens compliance tidligere kunne imødekommes ved at krydse af i en tjekboks, er det i dag langt mere komplekst. Regler, regulativer, krav og anbefalinger ændres og tilføjes i et tempo, der kræver fuldt fokus – ikke bare fra ledelsens side, men fra hele organisationen.
Det er dog lettere sagt end gjort.
Systemer, strategier og processer er ikke nok. Medarbejderne – alle medarbejderne – skal med på vognen og forstå vigtigheden af compliance. Det stiller krav til ledelsen og den interne kommunikation, der skal skabe grobund for en kulturforandring, som gør compliance til en naturlig del af hverdagen.
Compliance og kultur: Et spørgsmål om teknologi, processer og mennesker
En stærk compliancekultur består grundlæggende af tre ligeværdige elementer: Teknologi, processer og mennesker. Hvor de første to er forholdsvis enkle at gå til, kræver det sidste element – menneskene – en stor indsats fra ledelsens side. Af samme årsag kommer vi kun kort omkring teknologi og processer neden for, mens vi dykker lidt mere ned i de opgaver, der påhviler ledelsen, når compliancekulturen skal grundlægges blandt medarbejderne.
Teknologi og processer
Uanset hvordan vi vender og drejer det, er ingen medarbejdere interesseret i, at deres arbejde bliver mere besværligt. Det er derfor essentielt at forstå, at en succesfuld compliancekultur først og fremmest kræver værktøjer, der fungerer; systemer der er lette og intuitive at bruge, og som strømliner processer og frigiver tid fremfor at stjæle den.
Derudover skal der være klare retningslinjer for arbejdet. Det skal være tydeligt, hvem der gør hvad, hvornår det skal gøres og ikke mindst hvordan. Samtidig er det vigtigt, at alle ved, hvor de skal henvende sig, hvis der opstår udfordringer eller sker fejl.
LÆS OGSÅ: Grundprincipperne i et complianceprogram
Mennesker – det er her, kulturen formes
Som nævnt er teknologi og tydeligt definerede processer grundlaget for en god compliancekultur, men i sidste ende afhænger det hele af de mennesker, der arbejder i organisationen. Det er nemlig dem, der former og fastholder kulturen.
Men det er ledelsen, der baner vejen.
I skal klarlægge, hvad compliancekultur egentlig betyder for jer. Retningen skal sættes, og tonen skal indstilles, så budskabet bliver klart for alle – og I kan med fordel stille følgende spørgsmål:
- Hvorfor er compliance vigtigt for organisationen?
- Hvordan gavner compliance organisationens samarbejdspartnere?
- Hvordan kan I sammen opnå compliance?
Som nævnt er dette et arbejde, der skal foregå i ledelsen, men ikke kun i den øverste del. Involver andre ledere tidligt i forløbet for at skabe inkludering, engagement og ejerskab – det er helt essentielt, når kulturen skal spredes til medarbejderne.
Har lederne i de enkelte afdelinger for travlt til at deltage, kan I med fordel overveje at vælge eller ansætte en complianceansvarlig, der kan gå forrest. Hvis det skal lykkes at skabe en god kultur på tværs af afdelingerne, er det vigtigt, at medarbejderne ikke føler det som en ekstra byrde. De skal derimod mærke fordelene, og gerne så hurtigt som muligt, så de kan se hvorfor compliance er nødvendigt.
LÆS OGSÅ: Succes med compliance kræver de rette mennesker ved roret
Forandringer kræver tålmodighed
Kulturforandringer sker sjældent hen over natten, og som organisation er det vigtigt at væbne sig med tålmodighed. De færreste mennesker kan lide forandringer, og derfor er det helt essentielt med det førnævnte hvorfor. Hvis medarbejderne kan forstå vigtigheden af compliance og ikke mindst se og mærke fordelene på egen krop, bliver det lettere at integrere kulturen.
God kommunikation er derfor ekstremt vigtigt.
Vær åben og ærlig, tal positivt om forandringerne, bemærk og ros det gode arbejde både afdelinger og enkeltpersoner udfører og find de rigtige værktøjer til at simplificere og strømline compliancearbejdet. Gør I det, er I godt på vej mod at skabe en stærk kultur omkring compliance; et bærende element for et succesfuldt program.
