Den 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Lovgivningen stiller krav til virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele leverandørkjeden. I denne artikkelen skal vi se nærmere på aktsomhetsvurderinger som er et viktig verktøy for virksomheter sin etterlevelse av åpenhetsloven.
Hva er en aktsomhetsvurdering?
Etter at åpenhetsloven ble vedtatt stilles det nå helt spesifikke krav til virksomheter. Så, hvordan skal virksomhetene etterleve de nye kravene? Aktsomhetsvurderinger er den faktiske arbeidsmetoden for å oppfylle de kravene som åpenhetsloven stiller til bedrifter. Nå når vi har klart for oss hvorfor aktsomhetsvurderinger er viktige som et verktøy, vil vi her gå stegvis gjennom arbeidsgangen for å gjennomføre en aktsomhetsvurdering internt i bedriften.
Trinn 1: Forankre ansvarlighet
Per åpenhetsloven skal spørsmålet omkring ansvarlighet allerede være forankret i virksomhetens retningslinjer som det står å lese av lovteksten. Det er viktig for bedriften å gå sine egne retningslinjer i sømmene og legge ned noen overordnede føringer for å forebygge og forhindre at virksomhetens aktiviteter fører med seg skade på arbeidstakernes rettigheter. Retningslinjene skal hele tiden være i tråd med åpenhetsloven og OECDs retningslinjer.
Trinn 2: Kartlegg negative konsekvenser
Aktsomhetsvurderinger er like mye en arbeidsmetode som en analyse av virksomhetens aktiviteter. For å kunne danne seg et godt nok bilde av de potensielle negative konsekvensene av bedriftens drift, er det derfor nødvendig å gjøre en helhetlig analyse av driften rundt virksomheten. Denne kartleggingen vil gjøre det enklere for foretak å få en god og helhetlig oversikt over de effektene virksomheten har på hele leverandørkjeden.
Trinn 3: Iverksett tiltak
Når man så har satt seg sine mål og analysert egen drift er det på tide å iverksette noen tiltak. For å kunne gjennomføre riktige og så kostnadseffektive tiltak som mulig, er man nødt til å se på de forholdene som ble avdekket i analysen i trinn 2. Tiltakene må reflektere hvor nær man som virksomhet er til de faktiske negative konsekvensene, har man selv forårsaket dem? Er det en følge av foretakets drift? Alle disse hensynene vil bli synlige gjennom en grundig analyse. De ulike typene tiltak er:
- Forebygging: Her iverksettes tiltaket før en eventuell negativ konsekvens påvirker virkningsområdet til bedriften.
- Begrensning: Om man så har avdekket negative konsekvenser av ens drift, er det viktig å danne seg et godt bilde av omfanget, før man så finner en løsning for å begrense den effekten det har på mennesker og nærområdet.
- Stansing: En rask og øyeblikkelig stans av et problem som virksomheten står ansvarlig for er den mest alvorlige graden av tiltak. Dette krever et inngående kjennskap til problemområdet, noe som bare kommer av en god kartlegging av bedriftens påvirkning av nærmiljøene som de opererer i.
Trinn 4: Følg opp tiltakene
Over en viss periode vil man gjennom god rapportering og nødvendig oppfølging kunne se om de tiltakene man har satt i verk som bedrift faktisk monner. Enhver virksomhet har til samme tid en plikt til å følge opp de tiltakene som er gjort og sørge for at hensikten er i tråd med åpenhetsloven og OECDs retningslinjer. Om tiltakene skulle vise seg å ikke duge har virksomhetene en egen plikt til å sørge for at mer passende tiltak blir implementert.
Trinn 5: Kommuniser med berørte interessenter
I de foregående trinnene, og særlig trinn 3 og 4, rører man ved den faktiske utføringen av tiltak som skal sørge for at virksomhetenes drift ikke skal påvirke omgivelsene sine negativt. Men for å kunne følge opp de pliktene som åpenhetsloven stiller til etterlevelse av menneskerettigheter og arbeidsforhold, er det alltid viktig at virksomhetene har en åpen dialog med dem som driften deres berører. OECD stiller høyere krav enn åpenhetsloven på dette punktet, og understreker viktigheten av at bedriftene også skal ha en ekstern kommunikasjon, gjerne med andre interessenter enn kun de ansatte. En bedrifts virke påvirker ikke bare de ansatte, men også nærmiljøet og det er derfor OECD stiller høyere krav til at virksomhetene også kommuniserer med andre parter vedrørende negative konsekvenser.
Trinn 6: Gjenopprett
Det siste trinnet er faktisk ikke en del av aktsomhetsvurderingene som sådan, men det er likevel en plikt som virksomheten har når de oppdager faktiske negative konsekvenser på nærmiljøet og arbeidsforhold som driften har ført til. Ansvaret ligger på bedriften enn så lenge konsekvensen ikke har blitt løst. En gjenoppretting vil i denne sammenhengen si at bedriften er bevisst sitt ansvar og retter opp i en negativ konsekvens, og hele tiden mens de lytter til berørte parter og analyserer sin egen påvirkning.
Risikobasert tilgang til aktsomhetsvurdering
Nå som vi har gått gjennom de ulike trinnene som utgjør arbeidsprosessen i en aktsomhetsvurdering, er det også viktig for hver enkelt bedrift å være seg bevisst den risikoen som driften deres utgjør i sammenheng med menneskerettigheter og mulige miljøskadeødeleggelser i nærområdene der hvor de opererer. Først og fremst er det viktig å forstå at enhver aktsomhetsvurdering begynner med forebygging. Desto mer forberedt en virksomhet er helt fra start, jo mindre risiko vil man som bedrift støte på.
Åpenhetsloven bygger allerede på OECDs retningslinjer for flernasjonale krav, og det er i kraft av § 4 og 5 i åpenhetsloven at kravet til risikovurderinger er satt til virksomheter. Som vi allerede så i trinn 2 av hvordan gjennomføre aktsomhetsvurderinger, er kartleggingen av mulige negative konsekvenser en måte å anslå risiko for selskapet.
«Ved å analysere risiko kan virksomheten foreta prioriteringer av de områdene der risikoen er størst, og begynne det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger innenfor disse områdene.» - Forbrukertilsynet
En måte å gå enda mer i dybden på hvilke aktører som kan utgjøre ulike typer risiko er å se på alle de ulike aktørene eller leverandørene som inngår i en virksomhet sine operasjoner eller leverandørkjeden deres:
- Betydning: Det er viktig å finne ut av hvilken betydning de ulike leverandørene har for din drift. Mindre foretak er mindre vesentlige, mens større selskap som er en del av bedriftens leverandørkjede utgjør en større risiko som bør kartlegges tidlig.
- Kompleksitet: Hvor kompleks er leverandørkjeden i forhold til produktet som din virksomhet leverer? Består produktet av mange forskjellige komponenter som lages på forskjellige steder, eller er det en mindre utførelse?
- Landrisiko: Hvor produseres varene dine? Det knyttes ulik risiko til ulike land, både på bakgrunn av lokale regelsett, avstander, infrastruktur og utvikling. Spesielt sårbart er dette opp mot åpenhetsloven, da ulike land har ulike holdninger til menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår.
- Bransjer: Enhver bransje har sin nisje, og det er derfor viktig å være seg bevisst de aktuelle bransjene sine spesifikke krav. Her kan det være nyttig å se til den internasjonale arbeidstakerorganisasjonen ILO.
- Relasjoner: Hvilke relasjoner har ditt foretak til de ulike leverandørene? Er leverandørene i seg selv åpne om sine egne tiltak og forhold?
- Lokalsamfunn: På samme måte som at andre land gjerne har andre krav og innstillinger til hva angår menneskerettigheter, er det også stor forskjell innad i land omkring hvordan driften av virksomheten påvirker lokale forhold.
Med alle disse faktorene i mente, er det også klart knyttet store risikoer også til kostnader. Både å gjennomføre aktsomhetsvurderinger på en forsettlig og kostnadseffektiv måte er en balanse enhver bedrift må være seg bevisst. Det krever mye av en bedrift å sette i gang gode tiltak mot problemene som avsløres av en kartlegging fra aktsomhetsvurderingene. Det er nettopp derfor aktsomhetsvurderinger er såpass viktige i den forebyggende fasen, slik at driften ikke går på kompromiss med åpenhetsloven på grunn av manglende midler. Jo tidligere dårlige forhold blir avslørt, desto bedre er det også for virksomheten din.
Hvordan griper du dette an som virksomhet?
Til nå har vi sett på hvilken rolle aktsomhetsvurderinger har i forhold til åpenhetsloven. Siden loven først trådte i kraft har aktsomhetsvurderinger hatt en helt sentral del for hvordan bedrifter kan gripe an sitt ansvar i forhold til menneskerettigheter og arbeidstakerforhold. Aktsomhetsvurderinger fungerer både som en etterlevelse av, og arbeidsmetodikk, i forhold til etterlevelsen av åpenhetslovens paragrafer.
Som en virksomhet er det viktig å vite hvordan man skal forholde seg til de kravene som åpenhetsloven stiller til den enkelte bedrift, og hvilken etterlevelse det krever. Som vi har sett her, er et klart formål med bedriftens ansvarlighet, analyse av egen drift og påvirkning og iverksettelse av tiltak helt sentralt. Det er derfor viktig for virksomheten å involvere alle ledd i bedriften, fra ledelsen til den enkelte arbeidstaker, for at åpenhetslovens intensjon skal kunne oppfylles. Likevel må så klart virksomheten oppnevne egne kontrollører og ansvarlige, og det er her compliance kommer inn.
