Begrepet compliance betyr på norsk 'etterlevelse' og er et område som er (eller bør være) en vesentlig del av enhver organisasjons forretningsdrift – uansett bransje. Det handler i all enkelhet om å handle i samsvar med etablerte retningslinjer og/eller lovkrav – for eksempel spesifikke industristandarder, GDPR og etiske normer.
Som organisasjon må du rett og slett sikre at organisasjonen overholder alle gjeldende regler og lovkrav, samtidig som den har riktig dokumentasjon for å støtte dette.
Det blir stadig mer komplisert å være compliant på grunn av et økende antall regler, og det kan føles krevende å iverksette forebyggende tiltak. Men på lang sikt kan du ikke bare spare organisasjonen for utallige kostnader – du kan også minimere risikoer og øke effektiviteten.
Hva betyr compliance?
Hvis vi går rett til kjernen, kan compliance beskrives som prosessen med å sikre at din organisasjon og dine ansatte følger alle lover, regler, standarder og etiske praksiser som gjelder for organisasjonen og bransjen generelt. Compliance dekker dermed både interne retningslinjer og prosedyrer samt lovpålagte krav.
Arbeidet med compliance er dynamisk og krever kontinuerlig tilpasning, men gevinsten er høyere kvalitet, tillit og transparens når det gjelder produkter, tjenester og databehandling.
LES OGSÅ: Hva er governance og hvorfor er det viktig?
Hvorfor er compliance viktig?
Formålet med compliance er å oppdage og forhindre regelbrudd, men det handler om mer enn bare det. Et effektivt complianceprogram kan hjelpe organisasjonen med å unngå svinn, svindel, misbruk, diskriminering og annen praksis som forstyrrer driften og setter organisasjonens omdømme på spill.
Samtidig kan et godt complianceprogram forbedre kommunikasjonen mellom ledelsen og de ansatte, fordi programmet krever god, grundig og kontinuerlig kommunikasjon. Ansatte kan nemlig ikke holdes ansvarlige for regler og bestemmelser de ikke vet eksisterer. Derimot kan god opplæring og kommunikasjon om organisasjonens complianceprogram gjøre medarbeiderne mer fokusert på virksomhetens overordnede mål, slik at de enklere kan bidra til en smidig drift. Du gir rett og slett organisasjonens ansatte de beste forutsetningene for å gjøre jobben sin godt.
Som en ekstra bonus kan et gjennomtenkt complianceprogram også forbedre eksterne elementer i organisasjonens verdikjede. En leverandør kan være årsaken til flere hendelser og forstyrrelser som kan bli kostbare – for eksempel brudd på informasjonssikkerhet, personvern og kvalitetskontroll. Ved å sikre større transparens i tredjeparts atferd kan organisasjonen fremme smartere arbeidsbetingelser, forbedre effektiviteten og skape kostnadsbesparelser.
LES OGSÅ: Suksess med compliance krever de rette personene ved roret
Få kontroll på compliance med riktig verktøy
Mange organisasjoner etablerer et dedikert complianceprogram for konsekvent og presist å håndtere sin compliancepolitikk. Dette kan inkludere spesialisert programvare som støtter compliancearbeidet på tvers av avdelinger, slik at effektivitet og ensartethet sikres hele veien.
Med riktig verktøy kan du redusere risiko, forebygge menneskelige feil og ikke minst effektivisere og standardisere prosesser på tvers av organisasjonen. Det styrker fleksibiliteten, skaper større transparens og gir en mer effektiv drift.
De største fordelene med et godt complianceprogram inkluderer blant annet:
- Bedre oversikt og håndtering av risiko
- Økt effektivitet på tvers av avdelinger
- Forbedrede arbeidsflyter samt sporing av hendelser
Complianceprogramvare gir stor verdi på tvers av hele organisasjonen, og i tillegg til de nevnte fordelene er det verdt å nevne at et styrket samarbeid og bedre kommunikasjon ofte følger i kjølvannet av et godt complianceprogram.
