Compliance som begrep betyr «overholdelse av regler», men det er mer komplisert enn som så. Det er ikke nok «bare» å følge reglene hvis du ønsker å være compliant. Et velfungerende complianceprogram krever en rekke hensyn før implementering. Først og fremst må du vite hva du vil oppnå, og så er det en rekke steg du uunngåelig må gjennom for å oppnå full “compliance”. Din organisasjon må blant annet kunne svare på følgende spørsmål:
- Hvilke regler og lover er relevante for organisasjonen?
- Hvordan skal vi i praksis overholde gjeldende lovverk?
- Hvordan kontrollerer vi at retningslinjene følges på tvers av hele organisasjonen?
- Hvordan dokumenterer og rapporterer vi etterlevelse av loven?
- Hvorfor gjør vi det som vi gjør?
- Hva kan vi gjøre bedre i fremtiden?
For å gi deg en oversikt har vi samlet de viktigste elementene i et compliance-program nedenfor. Du kan med fordel ha dem i bakhodet når du setter i gang prosessen.
1) Start med oversikten
Det første steget i reisen mot compliance handler om å skape oversikt. Organisasjonen jobber selvsagt allerede med compliance på ett eller flere områder, og her er det viktig å finne ut hvilke regler og lover som berøres og hvordan de påvirker det daglige arbeidet. Samtidig er det nødvendig å ha full oversikt over alle områder og arbeidsprosesser i organisasjonen. Både nå, men også for fremtiden. Målrettet programvare kan være en hjelpende hånd i denne fasen, men dialog og kommunikasjon med de respektive avdelingene er også vesentlig for å avklare compliance-landskapet.
2) Prinsipper og prosedyrer
Det andre trinnet handler om å planlegge, organisere og utarbeide retningslinjer for hvordan organisasjonen skal leve opp til de krav og regler som gjelder for deg. Se på gjeldende kontroller, retningslinjer og prosedyrer, og vurder om de lever opp til overholdelsesstrategien eller om de krever en revurdering. Spør deg samtidig om det er nødvendig å involvere hele organisasjonen for å oppnå compliance, eller om omfanget kan begrenses til enkeltavdelinger eller nøkkelpersoner? Vurder også om compliance-programmet vil kreve mer ressurser enn det allerede har – både i oppstarten og i etterkant. Planleggingsfasen er vesentlig for en velfungerende prosess, da det er den som skal ligge til grunn for selve gjennomføringen. Vær derfor grundig i denne fasen.
LÆS OGSÅ: Compliance-kultur – hvordan driver du endringen som trengs?
3) Rapportering og dokumentasjon
Hvis du ikke kan dokumentere arbeidet med etterlevelse, er det ikke mye verdt i lovgivningsmessig forstand. Husk derfor helt fra starten av at effektiv compliance-programvare er nødvendig for å støtte arbeidet og sikre at det som trengs kan måles, evalueres og rapporteres. Ønsker du å gjøre hele prosessen med compliance enklere for deg selv, kan du med fordel investere i et verktøy før arbeidet starter. Med riktig programvareløsning får du hjelp til å komme deg grundig rundt i alle temaer, og du øker dermed sjansene for å komme godt i gang med et vellykket compliance-program.
Compliance – en pågående prosess
Når arbeidet med retningslinjer og prosedyrer er på plass, er det fristende å lene seg tilbake og tenke: så er det over. Men å være “compliance” kompatibel er ikke en fast tilstand. Det kommer stadig nye regler og krav som organisasjonen må tilpasse seg. Compliance må derfor sees på som en pågående prosess som hele tiden må revurderes og optimaliseres. De grunnleggende prinsippene for et compliance-program er relativt enkle, men selve prosessen med implementering og vedlikehold er langt mer kompleks enn det ovennevnte gjør det til. Du trenger spesialiserte konsulenter, advokater eller opplært personale for å håndtere prosessen, og du vil ikke gå glipp av å investere i målrettet programvare.
