Vägen till en framgångsrik implementering av av ett compliance-projekt kräver att man i förväg funderar på om organisationen är redo, om rätt resurser har tilldelats, om den befintliga strukturen fungerar optimalt och om de nödvändiga riktlinjerna är på plats. En sak är att allt det praktiska är på plats, men det är något helt annat att de personer som ska hantera genomförandet är med på banan.
Med rätt personer vid rodret kan implementeringen lyckas och det spelar en stor roll vilka personer som ansvarar för projektet.
Nedan tar vi en titt på hur en organisation kan säkerställa ett smidigt och framgångsrikt genomförande av ett compliance-projekt genom lärande och utvalda personer.
Från förändringsagent till anställd
Implementeringsprocessen består av flera steg, men oavsett vilken form av implementering av compliance-projektet som organisationen har valt måste en eller flera förändringsagenter utses. Detta innebär i princip att man delegerar en stor del av ansvaret så att varje anställd tar ansvar för sina egna handlingar och så att arbetet med efterlevnad förankras i hela kedjan.
Förändringsagenterna är de personer som ska leda förändringen. Tillsammans med företagsledningen måste de driva kulturförändringen så att compliance-proejktet så småningom blir en naturlig och accepterad del av de anställdas vardag.
Detta kräver naturligtvis personer av rätt kaliber och hur väljer man dem?
Goda egenskaper hos förändringsagenten
En bra förändringsagent är först och främst en person som förstår behovet av förändring, som talar om förändringen i positiva ordalag och som brinner för att skapa en positiv förändring (inte minst för att hjälpa sina kollegor).
Som ledning och organisation måste du identifiera omtyckta och engagerade personer som naturligt vill leda vägen. Det spelar ingen roll om det är en avdelningschef, en jurist eller en sekreterare. Det viktiga är att det är någon som kan kommunicera med den övriga personalen, så att förståelsen för compliance-projektet kan föras vidare. Samtidigt måste det vara någon som kan lära sig av erfarenhet. Egenskaper som initiativrik, nyfiken och pålitlig är positiva och personen får gärna vara bra på att följa upp.
För det andra är det viktigt att de förändringsagenter som utses har ledningens fulla stöd. Hela ledningen måste ha 100 procent förtroende för att den person som utses klarar att genomföra uppdraget. Ett framgångsrikt genomförande börjar i ledningen för att sedan röra sig nedåt till den enskilda medarbetaren. Utan rätt stöd från ledningen är det troligt att förändringsagenternas ansträngningar kommer att uppfattas som irriterande bland andra anställda. Det är därför viktigt att hela ledningsgruppen förstår förändringsagenternas roll och hur viktigt det är att deras arbete ses i positiv dager.
När förändringsagenterna ska introduceras är det viktigt att beskriva deras roller tydligt, vilka uppgifter de ska utföra och hur de ska göra det samt vad deras ansvarsområden är. Framgång handlar om att förstå sin roll och sitt ansvar – och inte minst om att få tillräckligt med tid för att göra det. Är informationen om vad det faktiskt innebär att vara en förändringsagent förvirrande kommer denna förvirring att spridas i hela organisationen.
Individuell inlärning och förståelse hos de anställda
När förändringsagenterna är på plats är nästa steg att utrusta organisationens anställda så att de kan arbeta aktivt med compliance. Man måste ta ansvar för den dokumentation som finns på avdelningen och på det egna bordet, så att dokumentationen inte görs för dokumentationens skull – insatserna måste vara målinriktade.
Vuxnas lärande bygger på tre komponenter: kunskap, färdigheter och attityder – i den ordningen. Detta innebär att introduktionen kan följa en definierad struktur.
För det första måste de anställda förstå varför compliance är viktigt, varför lagen är viktig, vem den är avsedd att skydda och varför den är relevant för organisationen samt för den enskilda arbetstagaren. Alla förändringar kräver en förståelse för varför förändringen måste ske. De flesta människor tycker inte om förändringar och förändringar leder ofta till osäkerhet, men en förståelse för VARFÖR hjälper till att eliminera osäkerheten. Detta är nyckeln till att motivera människor och skapa handling. Det handlar om att göra inlärningsprocessen relevant genom att besvara alla frågor så att medarbetarna blir mer delaktiga och tar sig an sina nya uppgifter på ett bra sätt.
Det finns också vissa färdigheter som måste vara på plats. De anställda måste lära sig att förstå och kommunicera inom respektive område – t.ex. GDPR eller ISMS – så att de kan överföra det till situationer i sin egen vardag. Dessutom bör det beskrivas vilka uppgifter du måste ta dig igenom och hur du bäst hanterar dem. Detta bör helst tydliggöras med ett antal exempel på hur andra har gjort det.
Sist men inte minst är roller och ansvar alltid relevanta när det gäller vuxenutbildning, och det är organisationens (eller förändringsagenternas) uppgift att se till att personalen förstår sitt ansvar och varför de har fått det.
Det är först när allt detta är på plats som det är dags att införa själva plattformen för compliance, d.v.s. den programvara som stödjer hela processen. Detta innebär att även om system och plattformar är viktiga för att säkerställa en framgångsrik compliance är de bara en del av ett projekt. Arbetet i systemen och plattformarna måste faktiskt utföras av människor – så det är viktigt att organisationen har dem med sig.
Kommunikation är avgörande
Som organisation bör du inte ta för givet att införandet av ett compliance-projekt lyckas snabbt och smärtfritt. Det kräver en större förståelse från alla anställda, och därför är det absolut nödvändigt att kommunicera varför det är viktigt. De anställda måste involveras i projektet med tydlig kommunikation om varför, hur och när – det räcker inte att kalla till en snabb workshop.
Man kan faktiskt inte betona kommunikationens betydelse tillräckligt. Förändringsagenter är inte nödvändigtvis starka kommunikatörer och de är inte heller utbildade i förändringshantering, så det är viktigt att ledningen vidtar åtgärder på högsta nivå.
En konkret informationsplan måste upprättas, där det anges vad som ska kommuniceras och när. På så sätt håller har alla avdelningar samma fart genom förändringen, vilket bidrar till en smidig övergång för alla.
LÄS ÄVEN: Compliancekultur – hur kan du driva på den förändring som behövs?
