“Compliance” översätts ofta till “efterlevnad av regler”, men begreppet är egentligen mer komplicerat än så. Vill du praktisera efterlevnad räcker det nämligen inte bara att “följa reglerna”.
Innan du implementerar ett complianceprogram finns det ett antal faktorer du måste överväga för att programmet ska slå väl ut. Först måste du veta vad du vill vad ha ut av systemet. Därefter behöver du följa flera steg innan du kan uppnå full efterlevnad.
Din organisationen måste bland annat kunna svara på följande:
- Vilka regler och lagar är relevanta för organisationen?
- Hur ska organisationen praktiskt följa rådande lagstiftning?
- Hur kontrolleras att riktlinjer följs i hela organisationen?
- Hur dokumenteras och rapporteras efterlevnaden?
- Varför gör organisationen som den gör?
- Vad kan göras bättre framöver?
Nedan har vi samlat några av de viktigaste delarna som du bör överväga när du inleder processen med ett complianceprogram.
1) Börja med översikten
Första steget mot compliance handlar om att skapa en överblick. Sannolikt arbetar ni redan med compliance inom ett eller flera områden i organisationen. Nu handlar det om att avgöra vilka regler och lagar som berörs och hur de påverkar er dagliga verksamhet.
Samtidigt får du inte förlora överblicken över organisationens samtliga områden och arbetsprocesser – både nu och i framtiden. Särskild mjukvara kan hjälpa dig, men det krävs också dialog med samtliga avdelningar för att efterlevnadsskapet ska bli tydligt i hela organisationen.
2) Principer och rutiner
Andra steget fokuserar på planering, organisering och utarbetning av riktlinjer som talar om hur organisationen ska leva upp till aktuella krav och regler. Undersök nuvarande kontroller, policys och procedurer och överväg om er compliancestrategi håller eller om den måste omprövas.
Det är också relevant att ställa frågan om hela organisationen måste involveras för att uppnå compliance eller om den kan begränsas till särskilda avdelningar eller personer. Överväg också hur mycket resurser som ditt complianceprogram kräver – både i uppstartsfasen och framöver.
Planeringsfasen är avgörande för en lyckad process då det är den som ligger till grund för själva genomförandet. Slarva därför inte i den här delen av processen.
LÄS OCKSÅ: Compliancekultur – hur driver du den förändring som krävs?
3) Rapportering och dokumentation
Compliance är i juridisk mening inte mycket värt om du inte kan dokumentera arbetet. Ha därför redan från början i åtanke att det behövs effektiv compliance-mjukvara för att säkerställa förutsättningar för att mäta, utvärdera och rapportera ditt arbete.
Ännu enklare blir det om du investerar i ett verktyg redan före du startar complianceprocessen. Med rätt mjukvara ökar också chanserna för ett välfungerande complianceprogram.
Compliance – en pågående process
När riktlinjer, policys och rutiner kommit på plats är det frestande att tro att allt är över. Men compliance är inte ett statiskt tillstånd. Det kommer ständigt nya regler och krav som din organisation måste rätta sig efter. Compliance är därmed en ständigt pågående process som hela tiden måste omvärderas och optimeras.
De grundläggande principerna för ett complianceprogram är ganska enkla. Det är processen med implementering och underhåll som är det svåra, och det är mer komplext än vad den här artikeln får det att låta. Du behöver sannolikt ta hjälp av konsulter. juridiskt kunnig personal eller andra specialister för att hantera processen – och förstås riktad programvara.
