Compliance är (eller bör åtminstone vara) en viktig del av alla organisationers affärsverksamhet – oavsett bransch. Enkelt uttryckt handlar det om att agera i enlighet med fastställda riktlinjer och/eller lagkrav, till exempel specifika industristandarder och etiska riktningslinjer.
Som organisation behöver du helt enkelt se till att din organisation följer alla gällande regler och har rätt dokumentation för att kunna visa det.
Det kan kännas som att det bara blir svårare och svårare att vara "compliant" på grund av det stigande antalet regler och det kan vara besvärligt att vidta förebyggande åtgärder. Men i det långa loppet kan du inte bara spara otaliga kostnader för din organisation, utan du kan också minimera riskerna och öka effektiviteten.
Vad är compliance?
För att gå rakt på sak kan compliance beskrivas som processen att se till att din organisation och dina anställda följer alla lagar, regler, standarder och etiska riktningslinjer som gäller för organisationen samt branschen i allmänhet. Överensstämmelse omfattar således både interna riktlinjer, förfaranden och lagstadgade krav.
Arbetet med efterlevnad är dynamiskt och kräver ständig anpassning, men som belöning skapar du högre kvalitet, förtroende och öppenhet när det gäller produkter, tjänster och databehandling.
Varför är compliance viktigt?
Syftet med compliance är i grund och botten att upptäcka och förhindra överträdelser av regler, men det är också mycket mer. Ett effektivt compliance-program kan hjälpa din organisation att undvika slöseri, bedrägeri, missbruk, diskriminering och andra problem som kan drabba verksamheten och äventyrar organisationens anseende.
Samtidigt kan ett bra compliance-program förbättra kommunikationen mellan ledningen och de anställda eftersom programmet kräver god, omfattande och framför allt kontinuerlig kommunikation. Anställda kan inte hållas ansvariga för regler och bestämmelser som de inte känner till. Istället kan bra utbildning och kommunikation om din organisations compliance-program göra att de anställda blir mer fokuserade på företagets överordnade mål, vilket gör det lättare för dem att bidra till att verksamhetens drift flyter på utan problem. Du utrustar helt enkelt organisationens anställda med förutsättningar att utföra sina jobb på bästa sätt.
Som en extra bonus kan ett väl genomtänkt compliance-program bidra till att förbättra externa delar i organisationens värdekedja. En leverantör kan vara orsaken till flera incidenter och störningar som kan bli kostsamma. Det kan till exempel röra sig om brott mot informationssäkerhet, integritetsskydd eller kvalitetskontroll. Genom att säkerställa större insyn i tredje parters agerande kan organisationer främja smartare arbetsförhållanden, förbättra effektiviteten och generera kostnadsbesparingar.
LÄS OCKSÅ: För att lyckas med compliance krävs rätt personer vid rodret
Förstå compliance med hjälp av rätt verktyg
Många organisationer skapar ett särskilt compliance-program för att hantera sin efterlevnadspolicy konsekvent och korrekt. Det här kan inkludera riktad mjukvara som stödjer arbetet i alla verksamhetens avdelningar. Med hjälp av det kan du säkerställa effektivitet och enhetlighet i hela organisationen.
Med rätt verktyg kan du minska riskerna, förebygga mänskliga fel och, inte minst, effektivisera och standardisera processerna i hela organisationen. Det här ökar flexibiliteten, skapar större öppenhet och resulterar i en effektivare verksamhet.
De viktigaste fördelarna med ett välfungerande compliance-program är:
- Bättre överblick och hantering av risker.
- Ökad effektivitet oavsett avdelning.
- Bättre workflows och kartläggning av incidenter.
Compliance-mjukvara är viktigt för hela organisationen. Förutom det som redan nämnts är det vanligt att i kölvattnet av ett välfungerande compliance-program följer upplevelsen av bättre samarbeten och stärkt kommunikation.
