Säkerhet i leveranskedjan och Third Party Risk Management är oundvikliga ämnen för organisationer i EU. Med strängare regler som NIS2, GDPR och CSRD som ställer högre krav på organisationers hantering av data och säkerhet räcker det inte längre att hantera sin egen verksamhet; man måste också känna till och hantera riskerna med att arbeta med en tredje part.
Vad är Third Party Risk Management?
Third Party Risk Management är en väsentlig del av en organisationens övergripande riskhanteringsstrategi och fokuserar på att identifiera, bedöma och hantera de risker som är förknippade med affärsförbindelser med tredje part. Detta omfattar leverantörer, distributörer, underleverantörer, tjänsteleverantörer, partners och andra externa aktörer som har tillgång till organisationens data, system eller resurser.
Utan effektiv Third Party Risk Management kan organisationer drabbas av ekonomiska förluster, juridiska komplikationer och skadat rykte. Därför är det viktigt att integrera säkerheten i leveranskedjan i organisationens övergripande riskhanteringsstrategi och se till att den överensstämmer med verksamhetens affärsmål och lagstadgade skyldigheter.
Eftersom organisationer i allt högre grad outsourcar funktioner, ingår i komplexa partnerskap och förlitar sig på en global leveranskedja är risken för oförutsedda incidenter högre än någonsin – och därför är det viktigt att ha en överblick över säkerheten i leveranskedjan.
Ledningens ansvar för säkerheten i leveranskedjan
Mot bakgrund av NIS2-direktivet har ledningens roll i riskhanteringen av tredje part blivit ännu viktigare. Direktivet kräver att organisationens ledning inte bara är medveten om, utan också aktivt engagerad i riskhanteringsprocessen. Detta innebär att ledningen har ett direkt ansvar för att identifiera och hantera digitala risker, inklusive risker från tredje part i leveranskedjan.
NIS2 ålägger ledningen att se till att organisationens cybersäkerhetsåtgärder är på plats och uppdaterade, vilket inkluderar tillbörlig aktsamhet gällande säkerhetsprotokoll från tredje part. Det räcker inte längre att fokusera på interna säkerhetsåtgärder, utan ledningen måste också se till att affärspartners uppfyller de krav på cybersäkerhet och dataskydd som anges i direktivet.
Detta skapar en synergi mellan NIS2 och Third Party Risk Management, där ledningen inte bara måste säkerställa att direktivets krav efterlevs internt, utan även i hela leveranskedjan. Bristande efterlevnad eller en svaghet hos en tredje part kan få direkta konsekvenser för huvudorganisationens efterlevnadsstatus och därmed också öka finansiella och ryktesmässiga risker. Därför är det viktigt att undersöka och förstå sig på säkerheten i leveranskedjan.
Kartläggning av processer
Effektiv riskhantering för tredje part kräver en helhetssyn som tar hänsyn till en mängd olika faktorer, inklusive de lagstadgade kraven i GDPR, NIS2 och CSRD.
Det första steget är att identifiera, dokumentera och analysera alla interaktioner med tredje part för att skapa en översikt. Syftet är att få en fullständig förståelse för hur en tredje part är integrerad i organisationens värdekedja och vilka risker det potentiellt kan medföra.
Kartläggningen måste ta hänsyn till de lagstadgade krav som organisationen måste uppfylla - t.ex:
- GDPR: Organisationen måste ha kontroll över hur personuppgifter hanteras både internt och av tredje part.
- NIS2: Organisationen måste bedöma cybersäkerhetsrisker både internt och med alla affärspartners.
- CSRD: Hållbarhetsrapporteringen bör inte bara omfatta organisationens egen praxis, utan även tredje parts praxis.
Genom att analysera interaktionerna i detalj kan organisationen identifiera områden som kräver ytterligare kontroller, due diligence, eller övervakning och därmed proaktivt hantera risker innan de blir allvarliga.
Exempel på risker i leveranskedjan
För att kunna navigera säkert i ett komplext affärslandskap är det viktigt att förstå de potentiella risker som kan uppstå med tredje part. De kan variera avsevärt beroende på sektor, geografi och det aktuella samarbetets specifika karaktär, men några av de vanligaste riskerna är:
- Cybersäkerhetsrisker: En svag säkerhetsstruktur hos en tredje part kan äventyra organisationens data och system.
- Efterlevnadsrisker: Om en tredje part inte följer lagstiftning som GDPR eller NIS2 kan det få rättsliga konsekvenser för organisationen.
- Risker för ryktet: Oetiskt eller oansvarigt beteende från en tredje part kan återspeglas på organisationen och skada dess rykte.
- Operativa risker: Försenade eller uteblivna leveranser från en tredje part kan störa organisationens verksamhet och leda till intäktsförluster.
Säkerhet i leveranskedjan: Så kommer du igång med Third Party Risk Management
Med en stabil grund för Third Party Risk Management och en förståelse för de regulatoriska kraven för organisationen är nästa steg att fördjupa sig i hur man faktiskt kommer igång med ett säkert och riskminimerande samarbete med en ny tredje part.
Implementeringen kan delas in i fem övergripande steg.
1) Due diligence av den nya tredje parten
Innan organisationen inleder ett formellt samarbete med en ny tredjepart är det viktigt att genomföra en omfattande due diligence-process för att identifiera de risker som den potentiella nya tredje parten kan medföra.
Due diligence omfattar bland annat följande:
- Granskning av den tredje partens finansiella ställning, inklusive analys av finansiella rapporter, kreditbetyg och eventuella tidigare rättstvister.
- Förståelse för den tredje partens tekniska infrastruktur och säkerhetsprotokoll, inklusive en bedömning av deras IT-säkerhetsåtgärder, datahantering och förmåga att skydda känslig information.
- Insikt i tredje partens efterlevnad av relevanta lagar och förordningar, inklusive GDPR, NIS2 och eventuellt CSRD.
Genom att genomföra en grundlig due diligence kan organisationer få en helhetsbild av de potentiella riskerna och fördelarna med att samarbeta med en ny tredje part. Det är en avgörande förutsättning för att kunna fatta välgrundade beslut och minimera riskerna.
2) Inblick i organisationen
Efter att ha genomfört den inledande due diligence-processen är nästa steg att få en djupare inblick i tredjepartens operativa och tekniska struktur. Detta steg är avgörande för att förstå hur en potentiell tredje part kommer att integreras med organisationen på daglig basis.
Insikt i organisationen omfattar bland annat följande:
- Förståelse för den tredje partens centrala affärsprocesser, inklusive hur arbetsflödet är strukturerat och hur väsentliga operativa funktioner som kvalitetskontroll, leverans och kundservice hanteras.
- Förståelse för de tekniska system och plattformar som används av den tredje parten, inklusive huruvida tekniken är kompatibel med organisationens egna system.
- Insikt i tredje partens interna kontrollmekanismer, inklusive hur kvalitet, säkerhet och efterlevnad säkerställs.
Genom att få en grundlig förståelse för den tredje partens operativa och tekniska landskap är det lättare att bedöma hur företaget kommer att passa in i organisationens värdekedja.
3) Krav på förändring
Om det visar sig att den potentiella tredje parten inte uppfyller organisationens standarder och förväntningar kan det krävas åtgärder. Detta kan bland annat omfatta:
- tekniska uppgraderingar
- förändringar av processer
- omskolning av personal
Genom att proaktivt ta itu med dessa områden kan du se till att eventuella brister eller svagheter hos den potentiella tredje parten åtgärdas innan de blir en risk för organisationen.
4) Godkännande av samarbete
När alla riskreducerande åtgärder har genomförts och verifierats är det dags att fatta ett avgörande beslut: ska den tredje parten godkännas som en officiell samarbetspartner? Detta är ett kritiskt ögonblick i riskhanteringsprocessen och kräver en omfattande bedömning av organisationen.
Följande faktorer bör beaktas:
- Har identifierade brister och risker hanterats effektivt?
- Uppfyller den tredje parten organisationens interna standarder och förväntningar?
- Kräver godkännandet underskrift från andra avdelningar i organisationen?
Om den tredje parten godkänns bör ett formellt avtal upprättas som beskriver villkoren för samarbetet, inklusive skyldigheter, ansvar och eventuella sanktioner i händelse av bristande efterlevnad.
5) Kontinuerlig övervakning
Även efter godkännandet är det viktigt att fortsätta med kontinuerlig övervakning av den tredje partens säkerhetsprotokoll och övergripande prestanda. Det säkerställer att de fortsätter att uppfylla de överenskomna standarderna och möjliggör proaktiv hantering av eventuella framväxande risker.
En av de vanligaste utmaningarna inom Third Party Risk Management är effektiv leverantörshantering och kontroll av tredje part. Det är därför viktigt att ha tydliga riktlinjer och processer för hur leverantörernas prestationer ska mätas och vad som händer om de inte uppfyller förväntningarna.
